Nunziante Esposito

Suggerimenti pratici per usare meglio Microsoft Outlook

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Nota. Puoi spostarti da un capitolo all'altro seguendo i livelli di intestazione.

INDICE

a. Presentazione Browser.
b. Impostazioni Opzioni al meglio per chi usa uno screen-reader.
c. Cartella Contatti: visualizzazione e creazione nuovo contatto.
d. Aggiunta contatto.
e. Conferma di lettura e di recapito. 20 ?
f. Lettura, risposte e inoltro messaggi.
g. Salvare un messaggio sul disco come file.
h. Allegati, apertura e loro salvataggio.
i. Cartelle della posta e come aprirle.
j. Cancellazione messaggi.
k. Creazione di una nuova cartella.
l. Spostamento e copia dei messaggi da una cartella ad un'altra.
m. Campi della finestra di ogni cartella, stando sulla lista messaggi.
n. Creazione Firma personale e suo inserimento nei messaggi.
o. Posta indesiderata.
01. Impostazioni di visualizzazione dei messaggi nelle cartelle.
02. Microsoft Outlook: impostare regole di posta.
03. Come aprire la rubrica di Microsoft Outlook.
04. Come si memorizza un nominativo nella rubrica.
05. Come si va nella cartella posta eliminata.
06. Come salvare un allegato ad un messaggio.
07. Allegare in modo semplice uno o più file ad un messaggio di posta.
08. Come si aggiunge l'account di una email ai contatti.
09. Configurare e inserire un account.
10. Configurare in Outlook un secondo indirizzo email.
11. Invio di una email ad una determinata data ed ora.
12. Come cancellare definitivamente una email spuria.
13. Come fare per inserire nei messaggi il campo CCN.
14. Creare Liste di distribuzione, chiamate anche Gruppi.
15. Varie e ripetizioni.
16. Programma per la gestione veloce degli indirizzi di posta.
17. Come ripristinare e configurare Microsoft Outlook.
18. Utilizzo del file PST di Outlook e backup dei messaggi.
19. Spostamento di cartelle e messaggi in un altro computer.
20. Ripristino di un file outlook.pst danneggiato.
21. Riduzione della dimensione di un file di dati *.pst.
22. Combinazioni di tasti in Microsoft Outlook.

a. Presentazione Browser

Oltre ad alternative utilizzate negli ultimi mesi come browser di posta, sia free, sia commerciali, per chi ha installato sul proprio computer la suite Office di Microsoft, c'è la possibilità Per gli utilizzatori di Jaws, usando una versione recente dalla 2018 in poi, di utilizzare in modo molto accessibile Microsoft Outlook.
Utilizzando Microsoft Outlook da diversi anni, fornirò di seguito alcune indicazioni pratiche per la configurazione e per l'utilizzo che ritengo importanti per questo browser di posta.
Comincerò proprio dall'inizio, quindi, dalla creazione dell'icona del browser di posta sul desktop.
Nota bene:
- Queste indicazioni sono fornite per Microsoft Outlook dalla 2010in poi.
- Le indicazioni che darò di seguito, sono quelle che per me sono ottimali per le impostazioni e l'utilizzo di questo browser e che consiglio anche per chi è meno pratico per il suo utilizzo con uno screen-reader. Lascio agli smanettoni di utilizzare le impostazioni più avanzate di gestione e di utilizzo della posta con questo browser, tenendo presente che questo software consente di gestire in modo avanzato la posta elettronica, Le convocazioni alle riunioni, le note, e tutto quello che normalmente viene utilizzato in un ufficio.
- Il vantaggio di utilizzare questo browser di posta professionale, è enorme, sia per il fatto che ogni mese Microsoft nei suoi aggiornamenti fornisce i riferimenti alle email spazzatura per poterne controllare meglio la gestione, sia per la semplicità di uso che non fa certamente rimpiangere Outlook Express o Windows Mail.
- Deve essere configurato al meglio, cosa che faremo di seguito.
Creare l'icona sul desktop per avviarlo.
1. Partendo dal desktop, premere il tasto Windows per aprire il menu avvio.
2. Premere freccia giù una sola volta e siamo sulla lista dei programmi recenti, seguìta da altri file e dalle cartelle dei programmi del menu avvio.
3.Premere freccia giù fino a trovare Microsoft Office compresso. Lo possiamo cercare anche con la lettera M e subito dopo con freccia giù. Se è stato modificato il menu avvio, cercarlo tra i programmi con le frecce.
4. Con invio, apriamo la cartella Microsoft Office e con freccia giù, cerchiamo Microsoft Outlook della versione posseduta.
5. Premiamo il tasto applicazioni per aprire il menu di contesto, premiamo freccia giù fino a trovare altro, sottomenu. Dal sottomenu, cerchiamo apri percorso file e premiamo invio.
6. Siamo sul file di Microsoft Outlook. Premiamo il tasto applicazioni per aprire il menu di contesto, freccia giù fino a invia a sottomenu, freccia destra, freccia giù fino a invia a desktop (crea collegamento, e premiamo invio.
7. Premiamo Windows più M, per chiudere il menu avvio e andiamo sul desktop.
8. Con la lettera M, cerchiamo Microsoft Outlook.
9. Per rinominare eventualmente questa icona, basta premere il tasto F2, scrivere il nuovo nome e premiamo invio.
10. Creata l'icona con il nome giusto che più ci aggrada, premiamo invio e si avvia Microsoft Outlook.

Schermata di Avvio e inizializzazione

Premessa: appena diamo invio sull'icona appena creata, parte l'avvio guidato di questo browser. Microsoft Outlook chiede per prima cosa se si vuole impostare un account di posta. Se si vuole gestire a proprio piacimento l'immissione degli account e di tutte le impostazioni per questo browser, ammesso che si ha già una certa dimestichezza con queste cose, basta annullare la creazione dell'account e l'importazione da altri browser di posta già configurati sulla macchina.
Per chi è meno pratico, se si ha già sulla macchina un browser, quale Windows Live Mail o altri, con gli account di posta configurati e la relativa rubrica, consiglio di annullare la creazione di un nuovo account e di importare dal browser di posta che si sta usando.
In ogni caso, se si dovesse decidere di annullare, avviando Microsoft Outlook senza eseguire queste operazioni preliminari, è possibile sempre eseguire queste operazioni di importazione in un secondo momento.
Ciò premesso, diamo per scontato di aver rinunciato a fare l'importazione da altro browser e di aver deciso di non impostare nessun account di posta, nella fase iniziale, con la procedura guidata. Quindi, ricapitolando, siamo su una schermata di avvio e precisamente, siamo nella cartella posta in arrivo, con il messaggio di benvenuto da parte di Microsoft. In questa schermata, tanto per rendersi conto, con tab ci possiamo spostare su vari campi, tra cui troviamo anche il riquadro di anteprima e sugli altri campi della finestra principale mostrata a schermo, altre cose che tralascio per poi trattarle successivamente.

b. Impostazioni Opzioni al meglio per chi usa uno screen-reader

Con la schermata di avvio aperta, in qualunque cartella o campo ci fossimo posizionati, per iniziare, fare come segue:
1. Apriamo i menu con alt più F, freccia su fino ad Opzioni e premiamo invio.
2. Si apre la multischeda delle opzioni e siamo nella lista delle opzioni che si scorre con le frecce verticali. sul primo campo, troviamo Generali.
3. Ci spostiamo con tab e, nei vari campi, faremo le nostre scelte. Ecco le mie:
Contatti Mostra barra di formattazione rapida quando si seleziona testo. Non Attivata.
Attiva anteprima in tempo reale. Attivata.
Combinazione colori: Argento
Stile descrizione comando: Mostra descrizione caratteristica nelle descrizioni comandi Nome utente: nunziante.
Iniziali: n
Imposta Outlook come programma predefinito per la posta elettronica, i contatti eccetera. Attivata.
Programmi predefiniti... Saltare.
Pulsanti OK, Annulla e Applica. Premere invio su Applica e poi premere control più tab per passare alla scheda successiva.
4. siamo sulla scheda Posta, nella quale faremo le nostre scelte. Le mie sono:
a. Opzioni Editor..., entrare con invio.
b. Siamo su Strumenti di correzione, premere tab fino a correzione automatica..., e premere invio.
c. Si apre una multischeda e siamo sulla prima . Premendo tab, raggiungere la casella Sostituisci testo durante la digitazione e disattivare con barra spazio.
d. Premiamo control più tab e siamo sulla seconda scheda. Premendo tab, raggiungere la casella Sostituisci testo durante la digitazione e disattivare con barra spazio.
e. Premiamo control più tab e siamo sulla terza scheda. Premendo tab ripetutamente, scorriamo la lista di tutte le sostituzioni automatiche e le disattiveremo tutte con barra spazio. Terminata la lista, raggiungiamo il pulsante Applica e premiamo invio.
f. Premiamo control più tab e siamo su altre due schede. Con control più tab, ci posizioniamo sulla scheda sostituzione automatica.
g. Premendo tab ripetutamente, scorriamo la lista di tutte le sostituzioni automatiche e le disattiveremo tutte con barra spazio. Terminata la lista, raggiungiamo il pulsante Applica e premiamo invio. Con shift più tab, raggiungiamo il pulsante OK e premiamo invio.
h. Siamo di nuovo sul pulsante Correzione automatica..., e con tab, facciamo le altre scelte. Le mie sono:
Ignora parole MAIUSCOLE. Attivata.
Ignora parole con numeri. Attivata.
Ignora indirizzi Internet e percorsi di file. Attivata.
Contrassegna parole ripetute. Attivata.
Tedesco: usa nuove regole ortografiche. Non Attivata.
Caratteri maiuscoli accentati in francese. Non Attivata.
Suggerisci solo dai dizionari principali. Attivata.
Dizionari personalizzati... Saltare
Regole scrittura testo francese. Regole ortografiche tradizionali e nuove Controlla ortografia durante la digitazione. Non Attivata.
Usa controllo ortografico contestuale (testo inglese, spagnolo o tedesco). Non Attivata.
Segna errori grammaticali durante la digitazione. Non Attivata.
Controllo grammaticale e ortografico. Non Attivata.
Pulsanti OK e Annulla.
i. Premendo ancora tab, siamo di nuovo su Strumenti di correzione. Premiamo freccia giù e siamo su Impostazioni avanzate.
5. Con tab, scorriamo le impostazioni e facciamo le scelte. Le mie sono:
La digitazione sostituisce il testo selezionato. Non Attivata.
Seleziona automaticamente parola intera durante la selezione. Non Attivata.
Consenti trascinamento del testo. Non Attivata.
Usa CTRL+clic per visitare il collegamento ipertestuale. Non Attivata.
Crea automaticamente area di disegno durante l'inserimento di forme. Non Attivata.
Usa selezione logica del paragrafo. Non Attivata.
Usa cursore intelligente. Non Attivata.
Usa il tasto INS per controllare la modalità sovrascrittura. Non Attivata.
Chiedi conferma aggiornamento stile. Non Attivata.
Utilizza stile Normale per elenchi puntati o numerati. Non Attivata.
Tieni traccia della formattazione. Non Attivata.
Aggiornamento stile in base alla selezione. Mantieni elenchi puntati e numerati precedenti Consenti modifiche nel punto di doppio clic. Attivata.
Mostra suggerimenti Completamento automatico. Non Attivata.
Taglio, copia e incollamento
Nello stesso messaggio di posta elettronica: Mantieni solo il testo Incollare tra messaggi di posta elettronica: Mantieni solo il testo Incollare tra messaggi di posta elettronica in caso di conflitto tra le definizioni degli stili: Mantieni solo il testo Incollare da altre applicazioni: Mantieni solo il testo Inserisci/incolla immagini come: Sopra e sotto Mantieni elenchi puntati e numerati se si incolla testo con l'opzione Mantieni solo il testo. Attivata.
Usa il tasto INS per incollare. Non Attivata.
Mostra pulsante Opzioni Incolla quando si incolla contenuto. Non Attivata.
Taglia e incolla logico. Non Attivata.
Mostra unità di misura in: Centimetri.
Mostra pixel per le funzionalità HTML. Non Attivata.
Mostra tasti di scelta rapida nelle descrizioni comandi. Attivata.
Ottimizza posizionamento dei caratteri per il layout anziché per la leggibilità. Non Attivata.
Disattiva accelerazione grafica hardware. Non Attivata.
Mostra contenuto di Office.com inviato dai clienti. Non Attivata.
Pulsanti OK e Annulla.
6. Premiamo invio sul pulsante OK e siamo di nuovo sul pulsante Impostazioni Editor..., con tab, scorriamo le impostazioni e facciamo le scelte. Le mie sono:
Scrivi i messaggi in questo formato: HTML
Controlla sempre l'ortografia prima dell'invio. Non Attivata.
Controllo ortografia e correzione automatica... Saltare.
Ignora testo originale in risposta o inoltro. Attivata.
Firme ... premere invio per creare o modificare le firme per i messaggi. Viene spiegato più avanti come creare ed utilizzare le firme.
Elementi decorativi e caratteri... Saltare.
Riquadro di lettura... Saltare.
Riproduci un suono. Attivata.
Cambia il puntatore del mouse. Attivata.
Mostra icona a forma di busta sulla barra delle applicazioni. Attivata.
Visualizza un avviso per il desktop. Non Attivata.
Avviso per il desktop ... Saltare.
Sfoglia ... Saltare.
Durante la pulizia delle sottocartelle ricrea la gerarchia di cartelle nella cartella di destinazione. Non Attivata.
Non spostare messaggi non letti. Non Attivata.
Non spostare messaggi categorizzati. Non Attivata.
Non spostare messaggi contrassegnati. Non Attivata.
Non spostare messaggi con firma digitale. Non Attivata.
Non spostare l'originale se nella risposta il messaggio viene modificato. Non Attivata.
Chiudi messaggio originale in caso di risposta o inoltro. Attivata.
Inserisci prefisso all'inizio dei commenti. Non Attivata.
In risposta a un messaggio: Includi testo messaggio originale All'inoltro di un messaggio: Includi testo messaggio originale Numero di minuti dopo i quali gli elementi non inviati vengono salvati automaticamente. Attivata.
Editazione: 1
Salva nella cartella: Bozze
Quando si risponde a un messaggio non incluso nella Posta in arrivo, salva la risposta nella stessa cartella. Non Attivata.
Salva messaggi inoltrati. Attivata.
Salva una copia dei messaggi nella cartella Posta inviata. Attivata.
Usa formato Unicode. Non Attivata.
Livello di priorità predefinito: Normale
Livello di riservatezza predefinito: Normale
Numero di giorni dopo i quali i messaggi vengono segnati come scaduti. Non Attivata.
Usa sempre l'account predefinito per la composizione di nuovi messaggi. Attivata.
Usa la virgola per separare più destinatari. Attivata.
Controlla automaticamente nome. Attivata.
Dopo la risposta, elimina convocazioni riunione e notifiche dalla cartella Posta in arrivo. Non Attivata.
CTRL+INVIO per inviare il messaggio. Attivata.
All'immissione di testo nelle righe A, Cc e CCN, usa l'elenco di completamento automatico per suggerire i nomi. Attivata.
Svuota Elenco di completamento automatico ... Saltare.
Conferma di recapito in cui si informa che il messaggio è stato recapitato al server di posta elettronica del destinatario. Non Attivata.
Conferma di lettura in cui si informa che il destinatario ha visualizzato il messaggio. Non Attivata.
Chiedi ogni volta se inviare una conferma di lettura. Attivata.
Elabora automaticamente le convocazioni riunione e le risposte a convocazioni e sondaggi. Non Attivata.
Aggiorna automaticamente l'elemento inviato originale con le informazioni sulla conferma. Non Attivata.
Aggiorna le informazioni sulla verifica, quindi elimina le risposte che non contengono commenti. Non Attivata.
Dopo l'aggiornamento delle informazioni di verifica, sposta la conferma in. Non Attivata.
Utilizza fogli di stile CSS per l'aspetto dei messaggi. Attivata.
Riduci la dimensione del messaggio rimuovendo le informazioni sul formato non necessarie per la visualizzazione. Attivata.
Codifica allegati in formato UUENCODE per l'invio di messaggi di testo normale. Non Attivata.
A capo automatico dopo il carattere: 76.
Rimuovi interruzioni di riga in eccesso nei messaggi di testo normale. Attivata.
All'invio di messaggi in formato RTF a destinatari su Internet: Converti in formato HTML.
Mostra pulsante Opzioni Incolla quando si incolla contenuto in un messaggio. Non Attivata.
Attiva moduli di posta elettronica di Microsoft InfoPath. Non Attivata.
Intestazioni messaggi ombreggiate durante la lettura dei messaggi. Non Attivata.
Non espandere automaticamente conversazioni se si utilizza la tastiera per passare a un altro messaggio. Non Attivata.
Dopo aver spostato o eliminato un elemento aperto: Ritorna alla cartella corrente Pulsanti OK e Annulla.
7. Premiamo invio sul pulsante OK, per salvare le decine di opzioni modificate. Si chiudono le opzioni e le dobbiamo riaprire come abbiamo visto sopra, quindi, alt più F, freccia su fino a Opzioni e premiamo invio.
8. Siamo su Generali. Con freccia giù, superiamo Calendario le cui opzioni sono già ottimali, e ci portiamo su contatti. Con tab, scorriamo le impostazioni e facciamo le scelte. Le mie sono:
Ordinamento predefinito per "Nome": Nome (Secondo nome) Cognome Ordinamento predefinito per "Archivia come": Nome Cognome Verifica duplicati durante il salvataggio di nuovi contatti. Attivato.
Mostra contatti collegati all'elemento corrente. Non Attivato.
Mostra indice aggiuntivo. Non Attivato.
Mostra fotografie dell'utente quando disponibili (sarà necessario riavviare Outlook). Non Attivato.
Crea automaticamente contatti di Outlook per destinatari non inclusi in una Rubrica di Outlook. Attivato.
Pulsanti OK e Annulla.
9. Con tab, ci spostiamo su contatti. Con freccia giù, saltiamo altre schede di opzioni e ci portiamo sulla scheda Avanzate. Con tab, scorriamo le impostazioni e facciamo le scelte. Le mie sono:
Saltiamo i primi 4 campi che trattano di cose che vedremo più avanti.
Svuota le cartelle Posta eliminata all'uscita da Outlook. Non Attivata.
Impostazioni archiviazione automatica... Premere invio, disattivare la casella per l'archiviazione automatica e confermare su OK.
Mostra promemoria. Non Attivata.
Riproduci suono. Attivata.
File: reminder.wav. Saltare.
Sfoglia... Premere invio e scegliere un file se si vuole il suono per questa opzione o saltare.
Esporta. Saltare. Consente di esportare i dati di Outlook in un file da utilizzare con altri programmi.
Visualizza come nuovo qualsiasi elemento di feed RSS aggiornato. Non Attivata.
Sincronizza feed RSS con l'elenco dei feed comuni in Windows. Non Attivata.
Invio e ricezione. Saltare.
Invia immediatamente alla connessione. Attivata.
Personalizza moduli... Saltare.
Mostra errori dell'interfaccia utente dei componenti aggiuntivi. Non Attivata.
Avvisa prima di passare a connessione remota. Attivata.
Componi automaticamente durante invio/ricezione in background. Non Attivata.
Disconnetti al termine di invio/ricezione manuale. Non Attivata.
Usa inglese per etichette contrassegni dei messaggi. Non Attivata.
Usa inglese per intestazioni messaggio in risposta o inoltro e per notifiche di inoltro. Non Attivata.
Seleziona automaticamente la codifica per i messaggi in uscita. Attivata.
Codifica preferita per i messaggi in uscita: Europa occidentale (ISO) Seleziona automaticamente la codifica per i vCard in uscita. Attivata.
Codifica preferita per vCard in uscita: Europa occidentale (Windows) Consenti nomi IDN in indirizzi di posta elettronica. Attivata.
Consenti supporto UTF-8 per protocollo mailto. Attivata.
Singolo clic... Saltare.
Richiedi conferma per eliminazione definitiva. Attivata.
Consente di analizzare i messaggi di posta elettronica inviati per identificare gli utenti a cui si inviano messaggi di frequente e gli argomenti trattati abitualmente, quindi carica tali informazioni nel server SharePoint predefinito. Attivata.
Attiva la registrazione per la risoluzione dei problemi (sarà necessario riavviare Outlook). Non Attivata.
Seleziona cartella... Saltare.
Usa animazioni quando si espandono conversazioni e gruppi. Non Attivata.
Pulsanti OK e Annulla. Premere tab fino ad OK e premere invio.
Si chiude la Sezione Opzioni che è stata ottimizzata per chi usa uno screen-reader.

c. Cartella Contatti: visualizzazione e creazione nuovo contatto

In questo browser, i contatti sono stati collocati in una delle cartelle del browser, presenti nell'albero delle cartelle, come sottocartella di Cartelle Personali.
Cominciamo a dire la modalità per raggiungere l'albero delle cartelle: si preme control più Y.
Dovendo cercare la cartella contatti, una volta premuto control più Y, per aprire l'albero delle cartelle, ed aperta la voce "Cartelle personali" nel caso non fosse già aperta, premiamo la lettera C e quando l'abbiamo trovata, premiamo invio per andare sulla lista dei contatti contenuti nella cartella stessa.
Ci troviamo sulla lista dei contatti che abbiamo nella rubrica di posta e li possiamo scorrere con le frecce verticali, ma possiamo anche cercarli con la prima lettera del nome, ammesso che i contatti sono stati già impostati per una visualizzazione per nome e cognome.
Comunque, prima di continuare con le impostazioni della visualizzazione dei contatti, dobbiamo disattivare i menu ribbon in Jaws, perché non ci serviranno per le operazioni che faremo di seguito.
Per farlo, premiamo insert più la lettera V, premiamo freccia giù una volta, premiamo la lettera M e, quando avremo raggiunto "Menu Ribbon", premiamo la barra spazio per disattivare la casella di controllo relativa. Premiamo invio per confermare. Nel caso fosse già disattivata, basta premere escape.
Riprendiamo il discorso e ritorniamo alle impostazioni di visualizzazione dei contatti. Per prima cosa vediamo come impostare la lista dei contatti, visto che possiamo metterli in elenco come vogliamo.
Quando siamo nella cartella Contatti, facciamo come segue:
1. Premiamo alt per aprire i menu.
2. Siamo sulla barra dei menu. Premiamo freccia destra per andare sul menu visualizza.
3. Premiamo tab due volte e siamo sul pulsante Impostazioni Visualizzazione ... e premiamo invio.
4. Si apre una nuova finestra e siamo sul pulsante Ordina ... e premiamo invio. Siamo sul campo che contiene la casella combinata "Seleziona campi disponibili da... Campi usati più frequentemente".
5. Premiamo freccia giù più volte, per selezionare una voce diversa da quella mostrata prima. Per esempio, scegliamo Nome e cognome.
6. Con tab, raggiungiamo il campo successivo che contiene i due pulsanti di scelta per ordine crescente o decrescente e scegliamo crescente, in modo che l'elenco dei contatti viene mostrato in ordine alfabetico per nome e cognome.
7. Con tab, raggiungiamo il campo successivo che contiene la casella combinata per fare una seconda scelta. Con freccia giù, scegliamo un altro elemento, per esempio, scegliamo contatti.
8. Con tab, raggiungiamo il campo successivo che contiene i due pulsanti di scelta e ripetiamo la scelta come abbiamo fatto sopra.
9. Con tab, raggiungiamo il campo successivo che contiene la casella combinata per fare la scelta del terzo elemento da visualizzare per ogni contatto.
10. Si ripete fino agli elementi che si desidera far leggere dallo screen-reader quando selezioniamo un contatto, anche se è necessario farsi leggere Nome, Cognome, indirizzo contatto e al massimo un'altra voce come potrebbe essere Cellulare.
Terminate le operazioni sopra indicate, premiamo tab fino a raggiungere il pulsante OK e premiamo invio. Premiamo ancora tab fino a raggiungere il pulsante OK e premiamo invio. Si chiude la finestra e siamo di nuovo nella cartella contatti.
Spostandoci con le frecce possiamo apprezzare quello che si legge per ogni contatto.
Comunque, prima di continuare, dobbiamo attivare i menu ribbon in Jaws, perché ci serviranno per le operazioni che faremo di seguito.
Per farlo, premiamo insert più la lettera V, premiamo freccia giù una volta, premiamo la lettera M e, quando avremo raggiunto "Menu Ribbon", premiamo la barra spazio per attivare la casella di controllo relativa. Premiamo invio per confermare.

d. Aggiunta contatto

Per poter aggiungere un contatto, basta premere control più N e si apre un form per aggiungere tutti i dati del contatto da memorizzare. Ovviamente, sarà indispensabile aggiungere per lo meno Nome / Cognome e indirizzo di posta elettronica, anche se è possibile aggiungere tutti i dati conosciuti.
Per salvare il nuovo contatto nella cartella, dopo aver compilato i campi che interessano, basta premere il tasto alt e si apre il menu ribbon sul comando Azioni. Premiamo freccia destra, siamo su salva ed esci e premiamo invio. Se premiamo escape, ci viene chiesto se vogliamo salvare. Confermiamo e siamo a posto.

e. Conferma di lettura e di recapito

Quando si invia la posta elettronica, e parlo di quella gratuita che usiamo tutti, si può aver bisogno di sapere se l'interlocutore ha ricevuto la nostra missiva, per essere certi che quanto volevamo comunicare sia andato a buon fine.
Inoltre, ci potremmo trovare nelle condizioni di dover mandare un allegato importante ed avere, quindi, l'esigenza di verificare se l'email arriva per tempo ed avere la possibilità di capire se è il caso di fare una telefonata per avvisare che il messaggio è stato inviato.
Per la posta certificata, quello che sto per spiegare di seguito avviene in automatico e lo gestisce direttamente il provider dei servizi di posta certificata, quindi, oltre ad essere una email che certifica chi l'ha inviata, il servizio avvisa anche quando la email è stata ricevuta e quando è stata aperta.
Per avere lo stesso servizio di avviso, dobbiamo essere noi ad impostare il messaggio prima di inviarlo, ma, purtroppo, se l'interlocutore non accetta di inviarci la segnalazione di avvenuta lettura, questo avviso non ci viene recapitato.
Però, se attiviamo oltre alla richiesta di conferma di lettura, anche la richiesta per la conferma di recapito, quest'ultima ci viene recapitata automaticamente dal server del provider del servizio di posta.
Anche se non sappiamo se poi l'interlocutore ha scaricato ed aperto il messaggio di posta, comunque, quando si tratta di cose importanti, è già qualcosa.
Ecco spiegato di seguito come si fanno queste due richieste con Microsoft Outlook.
Conferma di lettura:
Per richiedere la conferma di lettura, una volta terminato di scrivere il messaggio, quindi, prima di premere control più invio per spedire la nostra email, fare come segue:
1. premere alt per aprire i menu ribbon.
2. Premere due volte freccia sinistra, per essere certi di posizionare il cursore sulla barra dei menu, per capirci, dove leggiamo le varie etichette quali home tab, messaggio tab, inserisci tab, eccetera.
3. Con le frecce orizzontali, posizionarsi sulla etichetta Opzioni tab.
4. Premere freccia giù fino a sentire verifica sottomenu.
5. Premere freccia destra per entrare nel sottomenu.
6. Premere freccia giù fino a sentire richiedi conferma di lettura, casella di controllo non attivata.
7. Premere invio o barra spazio per attivare tale casella e chiudere contemporaneamente il menu.
8. Se si volesse controllare di aver attivato correttamente la casella di controllo, basta premere di nuovo il tasto alt.
9. Se si va a verificare che la casella è attivata, per chiudere il menu basta premere di nuovo il tasto alt.
10. Inviare il messaggio con control più invio.
Richiesta di recapito:
Per richiedere la conferma di recapito, una volta terminato di scrivere il messaggio, quindi, prima di premere control più invio per spedire la nostra email, fare come segue:
1. premere alt per aprire i menu ribbon.
2. Premere due volte freccia sinistra, per essere certi di posizionare il cursore sulla barra dei menu, per capirci, dove leggiamo le varie etichette quali home tab, messaggio tab, inserisci tab, eccetera.
3. Con le frecce orizzontali, posizionarsi sulla etichetta Opzioni tab.
4. Premere freccia giù fino a sentire verifica sottomenu.
5. Premere freccia destra per entrare nel sottomenu.
6. Premere freccia giù fino a sentire richiedi conferma di recapito, casella di controllo non attivata.
7. Premere invio o barra spazio per attivare tale casella e chiudere contemporaneamente il menu.
8. Se si volesse controllare di aver attivato correttamente la casella di controllo, basta premere di nuovo il tasto alt.
9. Se si va a verificare che la casella è attivata, per chiudere il menu basta premere di nuovo il tasto alt.
10. Inviare il messaggio con control più invio.
La differenza tra conferma di lettura e conferma di recapito è questa:
1. Con la richiesta di conferma di lettura, si richiede all'interlocutore di farci sapere che ha letto la nostra email. Però, se l'interlocutore non conferma di inviare la notifica, potreste anche non avere tale conferma.
2. La richiesta di recapito, diversamente è una conferma tecnica e funziona in questo modo:
- L'email parte dal nostro computer e viene presa in carico dal gestore di posta che stiamo usando. Per esempio, se stiamo inviando l'email con Alice, l'email viene presa in carico dal computer di Telecom che gestisce la nostra posta, sul sito http://www.telecom.it
- Il gestore della posta di Alice, consegna la nostra email al gestore della posta dell'interlocutore, per esempio, al computer del gestore di posta di Email.it sul sito http://www.email.it
- Il gestore di Email.it conferma a Telecom di aver ricevuto in carico l'email.
- Telecom ci invia una email con la quale ci avvisa che il messaggio di posta è stato consegnato al gestore di posta dell'interlocutore.
- Solo se l'interlocutore non si connette e non apre la sua posta, sarà difficile che non riceve questo messaggio.
In ogni caso, con la posta gratuita che usiamo, la sicurezza al cento per cento non ce la da nessuno.

f. Lettura, risposte e inoltro messaggi

Quando si apre Microsoft Outlook, se tutto è stato impostato come descritto nelle parti precedenti di questo percorso che stiamo facendo, avremo la seguente situazione:
1. Siamo posizionati nella cartella posta in arrivo ed avremo i messaggi elencati in ordine di data crescente o decrescente, mentre, il cursore sarà posizionato sull'ultimo o sul primo messaggio che avevamo lasciato nella cartella alla chiusura del browser. In assenza di messaggi precedenti, il cursore si posizionerà sul primo messaggio di quelli eventualmente scaricati all'avvio del browser.
2. Come per tutti i browser di questo tipo, la gestione dei messaggi avviene come segue:
a. Per scorrere la lista dei messaggi si usano le frecce verticali.
b. Per aprire in lettura un messaggio premiamo invio.
c. Per rispondere ad un messaggio, con il messaggio aperto o chiuso, premiamo control più R.
d. Per rispondere a tutti, usiamo shift più control più R.
e. per rispondere direttamente al mittente, qualora si trattasse di un messaggio di una lista, premiamo shift più insert più R, comando di Jaws.
f. Per inoltrare il messaggio, con messaggio aperto o chiuso, premiamo control più F.
g. Con il messaggio aperto, se abbiamo impostato i messaggi come HTML, possiamo usare i link che ci vengono inviati nella email, selezionando il link e premendo invio. Si apre direttamente il browser predefinito per la navigazione Internet.
h. Quando si apre un messaggio con invio, viene letto in automatico l'intestazione, anche se si può fermare e leggere con i comandi di lettura del testo come si fa con qualsiasi editor di testi.

g. Salvare un messaggio sul disco come file

Per salvare un messaggio come file, facciamo come segue:
a. Si apre il menu file con alt più F.
b. Scegliamo dal menu il comando salva con nome e premiamo invio.
c. Il nome viene messo in automatico, anche se lo possiamo cambiare.
d. Con tab, ci spostiamo sui vari campi della finestra per il salvataggio, quindi, scegliamo il formato del file (consiglio di scegliere HTML, TXT o MHT), in modo che non si hanno problemi quando si devono aprire su un computer dove non è installato Microsoft Outlook.
e. Scegliamo la cartella nella quale salviamo il file, e poi, trovato il pulsante salva, premiamo invio.

h. Allegati, apertura e loro salvataggio

Consiglio di procedere come segue:
a. Appena si apre il messaggio con invio o dopo averlo letto, ci spostiamo con control più home ad inizio del testo.
b. Premiamo shift più tab per posizionarci nel campo degli allegati.
c. Siamo sulla voce Messaggio e con freccia destra, selezioniamo il file in allegato.
d. Se sono più di uno, consiglio di spostarsi con control più freccia destra. Ogni volta che premiamo freccia destra con control premuto, ci spostiamo su quello successivo.
e. Per ogni file allegato, una volta selezionato con barra spazio, per aprirlo direttamente dal messaggio, premiamo invio.
f. Si apre un menu per la conferma, scegliamo apri e premiamo di nuovo invio.
g. Il file si apre con il programma associato.
h. Se il file allegato non lo dobbiamo aprire, ma lo dobbiamo solo salvare, premiamo il tasto applicazioni.
i. Dal menu che si apre, scegliamo salva con nome e premiamo invio.
j. Si apre la solita finestra di Windows per il salvataggio di un file. In questa finestra ci spostiamo con shift più tab e troviamo quasi subito il campo per la scelta della cartella.
k. Scelta la cartella nella quale salvare il file, lo salviamo cercando il pulsante salva e premendo invio.
l. Se ci sono più allegati, ripetiamo per ogni allegato.
m. Se vogliamo salvare tutti gli allegati in un colpo solo, ci spostiamo sul primo allegato, premiamo il tasto applicazioni, freccia su per seleziona tutto e invio.
n. Premiamo control più C per copiare.
o. con il messaggio aperto, ci spostiamo nella cartella dove dobbiamo incollare e premiamo control più V.
p. Terminato il salvataggio, chiudiamo normalmente il messaggio con escape.

i. Cartelle della posta e come aprirle

Con le impostazioni che abbiamo dato al layout del browser, faremo come segue:
a. Per raggiungere le cartelle che sono visualizzate ad albero, dobbiamo premere control più Y.
b. Una volta sull'albero delle cartelle, possiamo selezionare la cartella che ci interessa con le frecce, ma possiamo anche raggiungere immediatamente la cartella digitando la prima o le prime lettere del nome.
Per chi si trovasse in difficoltà ad usare questo comando e volendo raggiungere il campo delle cartelle con il tasto tab, basta fare come segue:
a. Dal menu visualizza, scegliamo Layout, sottomenu, e premiamo freccia destra.
b. Siamo su riquadro di spostamento popup ha un menu e premiamo invio.
c. Con le frecce, scegliamo normale e premiamo invio.
d. Dalla lista dei messaggi di una cartella, premendo tab o shift più tab, andiamo sulla lista delle cartelle.
e. Con le frecce scegliamo la cartella. Raggiunta la cartella che ci interessa, per entrare al suo interno e poter leggere i messaggi in essa contenuti, premiamo invio.
f. Dopo aver utilizzato la cartella, ci possiamo spostare ad altra cartella con gli stessi comandi appena visti ai due punti precedenti.
g. Se dobbiamo ritornare alla cartella precedente, basta premere backspace e ci spostiamo immediatamente nella cartella precedente da dove ci eravamo spostati, con il cursore posizionato direttamente sul messaggio sul quale eravamo prima.

j. Cancellazione messaggi

In questo browser, oltre alle cartelle tradizionali, posta in arrivo, posta in uscita, posta inviata, eccetera, abbiamo anche la cartella della posta indesiderata, quella che accoglie i messaggi di spam che ci arrivano. Anche se il browser ha normalmente le sue cartelle predefinite, possiamo aver bisogno di creare una nuova cartella, per esempio, una cartella per archiviare i messaggi importanti, piuttosto che una cartella per ricevere i messaggi direttamente con una regola di posta.
Nota bene:
a. personalmente i messaggi da conservare li archivio nella cartella posta eliminata, se non altro, per fare prima quando li elimino, ma anche per non creare una nuova cartella.
b. La cancellazione dei messaggi, per inviarli in posta eliminata, si effettua con il tasto canc ed è velocissima.
c. Se si cancellano i messaggi dalla posta eliminata, ricordatevi che non si possono più recuperare.

k. Creazione di una nuova cartella

Se, per qualsiasi motivo, si ha il bisogno di una nuova cartella da posizionare nell'albero delle cartelle o come sottocartella di una di quelle già esistenti la possiamo creare come segue:
a. Apriamo il menu Cartella con alt più C.
b. Scegliamo dal menu la voce cartella e premiamo freccia giù per il sottomenu nuovo.
c. Siamo sul comando nuova cartella e premiamo invio.
d. Si apre la finestra per creare la nuova cartella e siamo sul campo editazione per immettere il nome.
e. Scriviamo il nome che vogliamo assegnare alla cartella, per esempio, archivio.
f. Premiamo tab fino al campo con la visualizzazione ad albero delle cartelle.
g. Con Le frecce, scegliamo la cartella per la quale vogliamo creare questa sottocartella.
h. Se la cartella la vogliamo nell'albero principale, premiamo il tasto home.
i. Siamo su cartelle personali, aperto.
j. Premiamo tab, siamo su OK e premiamo invio per confermare.
Se era nostra intenzione creare la cartella nell'albero principale e vogliamo verificare che abbiamo fatto tutto correttamente, sia usando il comando tab, sia usando il comando control più Y, ci spostiamo sull'albero delle cartelle e troveremo la cartella appena creata assieme a tutte quelle preesistenti.
Se la cartella è stata creata come sottocartella di un'altra cartella, sull'albero delle cartelle, troveremo quest'ultima cartella chiusa. Come in tutte le visualizzazioni ad albero, premendo freccia destra, apriremo questa cartella e possiamo selezionare la sottocartella per potervi accedere con invio.

l. Spostamento e copia dei messaggi da una cartella ad un'altra

Se, per esempio, abbiamo creato una cartella archivio per archiviare tutti i messaggi importanti, per capirci, tutti quelli che vogliamo conservare nel browser di posta, senza salvarli come file indipendenti sul disco, li possiamo spostare con il comando shift più control più V, "Sposta in cartella".
Questo comando lo useremo dopo aver selezionato uno o più messaggi da spostare e faremo come segue:
a. Premiamo il comando rapido: shift più control più V.
b. si apre l'albero delle cartelle. Scegliamo la cartella nella quale spostare i messaggi selezionati e premiamo invio.
Qualora ne avessimo bisogno, allo stesso modo possiamo anche copiare i messaggi da una cartella ad un'altra, usando i comuni comandi di copia ed incolla, control più c e control più V. Ovviamente, ci sposteremo dalla cartella dove siamo alla cartella dove dobbiamo incollare.

m. Campi della finestra di ogni cartella, stando sulla lista messaggi

Con il layout impostato in precedenza, quando visualizziamo la lista dei messaggi di una delle cartelle, per esempio posta in arrivo, avremo i campi posizionati in modo che, partendo dal campo messaggi, se si preme tab ripetutamente, avremo diversi campi. Quelli che abitualmente usiamo sono:
a. Albero cartelle. Questo campo è presente solo se è stato impostata la visualizzazione normale dal menu visualizza, riquadro di spostamento, come spiegato sopra.
b. Campo editazione per Query di ricerca. Serve ad effettuare la ricerca di messaggi all'interno della cartella sulla quale siamo posizionati. Basta scrivere una stringa di ricerca e saranno visualizzati nel campo messaggi solo quelli che contengono quella stringa nell'oggetto o nel corpo del messaggio.
Digitando una o più parole nel campo editazione Query di ricerca, automaticamente avviene la ricerca. premendo tab più volte, con shift più tab si fa prima, si raggiunge l'elenco dei messaggi trovati e che rispettano la stringa di ricerca.

n. Creazione Firma personale e suo inserimento nei messaggi

Precedentemente, abbiamo visto come creare un account di posta ed ora vedremo come usare una firma per quello predefinito, mentre, se abbiamo più di una firma, vedremo come scegliere quella da abbinare ad un messaggio che stiamo scrivendo.
Per prima cosa, vediamo come si crea una firma, quindi, facciamo come segue:
1. Andiamo nel menu file con alt più F, con freccia su, scegliamo opzioni e premiamo invio.
2. Si apre la multi scheda delle opzioni e siamo sulla scheda Generali.
3. Con control più tab, ci posizioniamo sulla scheda Posta.
4. Con tab ripetutamente, ci spostiamo sul campo firme... e premiamo invio.
5. Troviamo i campi con i quali si può scrivere il testo della firma, formattandolo come si desidera, utilizzando tutti i comandi a pulsante presenti in questa scheda di opzioni.
6. E' ovvio che per poter formattare una firma graficamente bella ed accattivante, diciamo in modo professionale, mentre un vedente o un ipovedente non grave può farlo da solo, noi abbiamo bisogno di un occhio in prestito.
7. Se non abbiamo bisogno di avere una firma professionale e vogliamo avere una firma in formato testo, con tutti i dati significativi che vogliamo comunicare agli altri, basta inserire il testo e siamo a posto.
8. Con il tasto tab, raggiungiamo il campo editazione dove si deve scrivere la firma e si scrive il testo, mettendo su ogni riga quello che si vuole far leggere con l'ordine che si vuole.
9. Una volta scritto il testo della firma, premiamo tab fino al pulsante applica e premiamo invio.
10. Abbiamo creato la prima firma personale, anche se, successivamente, creandone altre, possiamo personalizzare ogni firma per l'account desiderato.
11. Siamo ad inizio della finestra e possiamo scegliere di inserire una nuova firma.
12. con tab, ci portiamo sul pulsante nuovo e premiamo invio.
13. Si apre una schermata che ci chiede il nome della firma, quindi, scriviamo un nome significativo e premiamo invio.
14. Si apre la stessa finestra trovata la prima volta che siamo entrati in questa procedura delle firme.
15. Così come abbiamo fatto in precedenza, con il tasto tab, raggiungiamo il campo editazione dove inserire il testo e scriviamo la firma come meglio desideriamo.
16. Premiamo Tab fino a raggiungere il pulsante applica e premiamo invio.
17. Se dobbiamo creare una nuova firma, ripetiamo i passaggi visti sopra.
18. Dopo aver creato almeno la prima firma, oltre al pulsante Nuovo, troviamo i pulsanti elimina e rinomina che servono rispettivamente ad eliminare la firma selezionata o cambiare il nome che abbiamo dato ad essa.
19. Se non dobbiamo fare altro, premere tab fino al pulsante OK e premiamo invio.
20. Ancora tab fino al pulsante OK e premiamo invio.
Per collegare una firma ad un account, faremo come segue:
1. Dopo aver creato la firma o le firme che ci interessano, con il tasto tab ci portiamo sul campo dove sono le firme create.
2. Se vogliamo collegare una firma all'account predefinito, la selezioniamo da questo elenco. Se è una sola, non abbiamo bisogno di selezionare nulla.
3. Con il tasto tab, superiamo i pulsanti elimina, nuovo e rinomina, visti sopra, e troviamo due campi per selezionare l'account da collegare alla firma scelta.
4. Nel primo campo, scegliamo l'account predefinito, in modo che ogni volta che apriamo un nuovo messaggio da compilare, questa firma viene inserita automaticamente.
5. Sul secondo campo, non dobbiamo scegliere nessun account, a meno che non vogliamo che sia inserita la firma in automatico sempre.
Nota bene: se eseguiamo la scelta anche sul secondo campo, quando rispondiamo o inoltriamo un messaggio a qualcuno, nel messaggio che si apre per scrivere, non troveremo solo il testo originale, ma anche la firma predisposta. Personalmente questo seconda scelta o evitato di farla, in modo che nelle risposte e negli inoltri, la firma se serve la scelgo io in base alla risposta che devo dare.
Scelta di una delle firme per inserirla in un messaggio.
Quando si effettua la predisposizione di più firme, per poterne scegliere qualcuna all'occorrenza, indipendentemente dal fatto che in automatico sarà inserita la firma predefinita quando si apre un nuovo messaggio, faremo come segue:
1. Con il messaggio aperto e stando nel corpo del messaggio, premiamo alt per aprire i menu e premiamo due volte freccia sinistra per posizionarci sulla barra dei menu.
2. Con le frecce orizzontali selezioniamo il menu inserisci.
3. Con freccia giù, ci portiamo su includi, sottomenu.
4. Con freccia destra siamo sul pulsante allega file.
5. Premendo freccia su, ci portiamo su firma, pulsante a tendina e premiamo invio.
6. Si apre la tendina con tutte le firme da noi predisposte.
7. Con le frecce verticali, scegliamo una firma e premiamo invio due volte. Premiamo Escape.
8. Nel punto dove era posizionato il cursore nel momento dell'apertura dei menu, sarà scritta la firma da noi scelta.
9. Se vogliamo essere oculati, controlliamo il messaggio prima di spedirlo, rileggendo il testo scritto e magari anche la firma.
10. Non ci resta che spedire il messaggio premendo control più invio.
La gestione delle firme abbinate ad un account.
Se abbiamo bisogno di scegliere in automatico una delle firme predisposte per ogni account che possediamo, facciamo come segue:
1. Apriamo Microsoft Outlook. Siamo in posta in arrivo.
2. Andiamo nel menu file con alt più F, con freccia su, scegliamo opzioni e premiamo invio.
3. Si apre la multi scheda delle opzioni e siamo sulla scheda Generali.
4. Con control più tab, ci posizioniamo sulla scheda posta.
5. Con tab, ci spostiamo sul campo firme... e premiamo invio.
6. Con tab, ci portiamo sulla lista degli account e ne scegliamo uno.
7. con tab, ci portiamo sul campo che contiene le firme da inserire in un nuovo messaggio.
8. Scegliamo la firma da abbinare all'account scelto.
9. Con tab, ci spostiamo al secondo campo con le firme da scegliere per le risposte e per gli inoltri. Se la nostra scelta è quella di inserire lo stesso la firma, scegliamo la stessa firma scelta nel campo precedente. Se non vogliamo far aggiungere in automatico la firma quando rispondiamo o inoltriamo, non facciamo nessuna scelta.
10.Spostandoci con tab e shift più tab tra questi tre campi, possiamo assegnare ad ogni account di quelli posseduti, una delle firme predisposte, scegliendo nel primo campo l'account e negli altri due campi la firma associata.
11. Terminata questa associazione, con tab, cerchiamo il pulsante salva e premiamo invio per salvare le modifiche.
12. Alla fine, premere tab fino ad OK e premere invio.
13. Premere ancora tab fino ad OK e premere invio.
14. Se tutto è stato eseguito come descritto ed ammesso che abbiamo più account di posta, ogni volta che apriamo un nuovo messaggio, la firma sarà predisposta in automatico in base all'account che sarà scelto nel campo DA.
Attenzione! Anche se si possono programmare più firme, dedicandone una per ogni account di posta che si possiede, tale opportunità generalmente si sfrutta in un ufficio. Infatti, questa peculiarità del browser può andar bene per chi ha più account e li utilizza separatamente per diverse attività, giustamente come si fa in un ufficio.
Per chi usa la posta elettronica solo per svago e per le cose personali, di questa gestione avanzata ne possiamo fare anche a meno, anche se in certi casi può essere utile.

o. Posta indesiderata

Per accedere alla funzionalità della posta indesiderata e per bloccare il mittente di una email, fare come segue:
1. Posizioniamoci su un messaggio il cui mittente vogliamo bloccare o non bloccarlo mai.
2. Premiamo il tasto applicazioni e con freccia su, portarsi su Posta indesiderata, sottomenu.
3. Con freccia destra entriamo nel sottomenu e troviamo il comando blocca mittente. Se premiamo invio, viene bloccato il mittente di quella email, e si chiude il menu.
4. Se si preme freccia Giù, troviamo il comando non bloccare mai. Premere invio su questo comando, se siamo nella cartella posta indesiderata ed abbiamo trovato in questa cartella un messaggio da non ritenere indesiderato. Premendo invio su questo comando, il mittente di quella email non sarà mai più bloccato.
5. Con freccia giù, troviamo altri comandi del sottomenu, ma a noi serve solo Opzioni posta indesiderata..., quindi, raggiungiamo questo comando e premiamo invio, per aprire le impostazioni della posta indesiderata.
6. Si presenta una multischeda nella quale abbiamo le seguenti schede: Opzioni, Mittenti Attendibili, Destinatari Attendibili, Mittenti Bloccati e Internazionale. Ci spostiamo su queste schede con i soliti comandi di navigazione per le multischede, tab, shift più tab, control più tab e control più shift più tab.
7. In queste multischede è tutto intuibile, per cui c'è poco da spiegare. Di seguito darò le impostazioni che utilizzo io per la Scheda Opzioni, unica che vediamo per il momento:
a. Primo campo. Basso. Significa che i messaggi di posta elettronica chiaramente identificabili come posta indesiderata verranno spostati nella cartella Posta indesiderata.
b. Secondo campo. Casella di controllo disattivata. Se attivata, consente al browser di cancellare i messaggi invece di spostarli nella cartella posta indesiderata.
c. Terzo campo. Casella di controllo attivata. Se la disattiviamo non verranno neutralizzati i messaggi di phishing che ci arrivano.
d. Quarto campo. Casella di controllo attivata. Se si disattiva, non siamo avvisati quando ci arrivano messaggi da indirizzi sospetti.
e. Quinto campo. Casella di controllo attivata. Se la disattiviamo, non verranno timbrati i messaggi di posta inviati, per distinguerli dalla posta indesiderata.
f. Terminati i campi di questa scheda, premiamo tab fino a raggiungere il pulsante applica e premiamo invio per applicare le modifiche.
- Premiamo ancora tab fino al pulsante OK e chiudiamo la multischeda.

01. Impostazioni di visualizzazione dei messaggi nelle cartelle

In verità, devo dire che le impostazioni di visualizzazione dei messaggi nelle cartelle di Microsoft Outlook non sono gestite in modo proprio semplice. Comunque, per le impostazioni di visualizzazione, generalmente, si agisce in questo modo:
1. Si entra nella cartella che si vuole impostare in un certo modo e si entra nella barra dei menu.
2. Si entra nel menu visualizza e al primo posto troviamo Visualizzazione corrente, sottomenu. Si entra nel sottomenu e si trovano tre voci:
Cambia visualizzazione griglia, pulsante a tendina, ha un popup.
Impostazioni visualizzazione ...
Ripristina visualizzazione corrente, pulsante.
3. Se premi invio sul terzo comando, Ripristina visualizzazione corrente, pulsante, ripristini le impostazioni di visualizzazione come all'origine, quelle predefinite. Questa operazione la fai quando fai modifiche che ti scombinano la visualizzazione e non sai come rimediare.
4. Il comando Impostazioni visualizzazione ... lo usi per fare le tue comuni impostazioni per Colonne, Raggruppa, Ordina, eccetera.
5. Se usi il comando Cambia visualizzazione griglia, pulsante a tendina, ha un popup, quando premi invio, si presentano una serie di sottocomandi, diciamo così, che ti consentono di fare altre cose. Quella che puoi usare per impostare la personalizzazione per tutte le cartelle è Applica visualizzazione corrente ad altre cartelle di posta...
6. Dando invio su questa voce che raggiungi con il tasto tab, si apre una ulteriore finestra che presenta tutto l'albero delle cartelle con la cartella principale e tutte le sottocartelle.
Una volta che hai applicato la personalizzazione alla cartella principale ed attivi tutte le cartelle dell'albero che ti interessa attivando la casella applica a tutte le sottocartelle, si applica la personalizzazione a tutte le cartelle.
Comunque, ti dico anche che, dovendo generalmente impostare solo due parametri, quello che visualizza i messaggi non raggruppati e quello che me li visualizza in ordine crescente, personalmente preferisco fare queste due impostazioni singolarmente cartella per cartella.
Per applicare le impostazioni su tutte le cartelle, qualunque impostazione vuoi applicare, tieni presente che è in Cambia visualizzazione griglia, pulsante a tendina, ha un popup, il posto dove si deve trovare il comando adatto.

02. Microsoft Outlook: impostare regole di posta

Qualunque sia il Mailer di posta utilizzato, quando si ha bisogno di gestire molti messaggi, per esempio privati, associativi e liste di discussione, è bene usare delle regole di posta. Infatti, con esse si ha la possibilità di smistare i messaggi in cartelle diverse, create appositamente allo scopo, per avere la possibilità di leggere poi i messaggi, spostati in esse, in ordine all’importanza che gli diamo.
Più volte ho dato indicazioni su come impostare una regola di posta più o meno complessa, per soddisfare a queste specifiche esigenze.
Al momento sto utilizzando Microsoft Outlook e, in cerca di altre impostazioni, ho trovato per caso una funzione da menu di contesto che consente di spostare tutti i messaggi provenienti da un account o da una lista di discussione in una cartella, creando automaticamente la regola di posta, senza avere il bisogno di decidere le condizioni per creare la regola.
A dire il vero, questa funzione nei prodotti Microsoft, anche quelli gratuiti quali Outlook Express e Windows Mail è sempre esistita, quindi, molto probabilmente ho scoperto l’acqua calda e le persone che conoscono già questo sistema si faranno un bel sorriso, ma non importa.
Per programmare le regole di posta, si ha bisogno di fare molteplici passaggi e basta sbagliarne uno, per inficiarne il funzionamento.
Questa funzionalità inserita dai programmatori di Microsoft in Outlook di Office è il classico uovo di Colombo, perché praticamente, partendo da un messaggio di posta, con due passaggi si fa tutto.
Senza aver bisogno di impostare una regola di posta, ammesso che non abbiamo bisogno di creare una regola complessa e ci serve solo spostare determinati messaggi in una cartella, con tutti i passaggi che consentono veramente di creare tutte le condizioni possibili ed immaginabili, ecco come fare:
1. Apriamo il Mailer di posta Microsoft Outlook e posizioniamoci nella cartella posta in arrivo. La procedura vale anche se i messaggi sono stati già spostati in altra cartella, ma ne dobbiamo spostare almeno uno in posta in arrivo.
2. Se abbiamo bisogno di spostare determinati messaggi che arrivano da un utente o da una lista in una cartella, possiamo creare prima la cartella, ma tale operazione la si può fare anche in corso d'opera, direttamente nel secondo passaggio.
3. Ci posizioniamo sul messaggio che vogliamo utilizzare per creare la regola velocemente.
4. Premiamo il tasto applicazione e con le frecce cerchiamo regole, sottomenu.
5. Con freccia destra apriamo il sottomenu e troviamo questi comandi:
- Sposta sempre i messaggi da "nome lista". Dove "nome lista" è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, al posto di "nome lista", troveremo l'indirizzo di chi ha inviato il messaggio.
- Sposta sempre i messaggi in "nome lista". Dove "nome lista" è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, non troveremo questo comando.
- Crea regola ... Questo comando consente di aprire la gestione regole, per creare una regola complessa, partendo dal messaggio di posta preso in considerazione.
- Gestisci regole ... Questo comando serve ad aprire la gestione delle regole per variare le impostazioni di qualche regola, di cancellare una regola, quindi ci consente di gestire le regole.
6. Il comando da usare in qualsiasi caso è il primo. Quindi, dando invio sul primo comando, dopo pochi secondi, si apre l'albero delle cartelle.
7. Se la cartella da usare per accogliere i messaggi l'abbiamo già creata, con l'iniziale del nome che gli abbiamo dato, ci spostiamo su di essa e premiamo invio.
8. Dopo una manciata di secondi, il tempo dipende dalla velocità di elaborazione del computer e dalla quantità di messaggi presenti in cartella, tutti i messaggi provenienti dalla lista o dall'utente saranno spostati nella cartella scelta.
9. Se non abbiamo creato la cartella in precedenza, con Tab ci spostiamo sul pulsante nuova e premiamo invio.
10. Si apre la procedura per creare una nuova cartella, quindi scriviamo il nome e non premiamo invio.
11. Premiamo tab fino alla lista delle cartelle e cercheremo una delle seguenti voci: cartelle Personali oppure una voce con il nome dell'account di posta dell'utente.
12. Con tab ci spostiamo sul pulsante OK e premiamo invio.
13. Ci troviamo sul nome della cartella appena creata e premiamo invio. Si avvia lo spostamento e tutti i messaggi vengono spostati in quella cartella.
14. ci troviamo di nuovo nella cartella posta in arrivo da dove eravamo partiti.
15. A questo punto, la regola è stata creata e ogni volta che nella cartella posta in arrivo viene scaricata una email con l'indirizzo della lista o di una persona, tale messaggio viene spostato nella cartella indicata durante la creazione della regola.
Ripetere le operazioni sopra indicate per tutte le regole che vogliamo creare, che, come spiegato sopra, sono di una semplicità disarmante.

03. Come aprire la rubrica di Microsoft Outlook

La rubrica si può aprire da un messaggio aperto, oppure quando si sta scorrendo la lista dei messaggi in una cartella.
La rubrica si apre premendo shift più control più B.
Premendo tab una sola volta si va sulla lista dei contatti memorizzati. Se tale lista non viene visualizzata, premendo tab ripetutamente, si va su un campo dove viene letto Altre Colonne. Qui, si preme freccia su e si seleziona Solo Nome. Dopo aver selezionato Solo Nome, premendo tab, troviamo la lista dei nomi memorizzati in rubrica.
Con le frecce scorriamo la lista. Selezionato un nominativo, si può fare quanto segue:
1. Se abbiamo aperto la lista da un nuovo messaggio aperto, oppure quando stiamo rispondendo a qualcuno o stiamo inoltrando un messaggio, basta premere tab e troviamo tre pulsanti, A, CC e CCN. Premendo invio su uno di questi pulsanti, viene copiato nel campo scelto l'indirizzo selezionato. Se si desidera aggiungere altri indirizzi di posta, ripetere per tutti gli indirizzi che si vuole, fino al un massimo di 50, numero che fino a qualche tempo fa era di 99. Per chiudere la rubrica, premere tab fino al pulsante OK e premere invio. Attenzione, se non si conferma sul pulsante OK, gli indirizzi di posta non vengono inseriti nei campi scelti.
2. Se la rubrica è stata aperta mentre si sta scorrendo la lista dei messaggi di una cartella, quando siamo su un nominativo, premendo control più N, si apre un nuovo messaggio con l'indirizzo già copiato nel campo A.

04. Come si memorizza un nominativo nella rubrica

Con la rubrica aperta in una cartella con messaggi chiusi, il comando è shift più control più B, premendo il tasto alt, si apre il menu file.
Con freccia giù troviamo Nuovo. Premendo invio, si apre su un pulsante nuovo contatto e si preme invio.
Si apre la modalità per aggiungere un contatto alla rubrica.
In pratica, si apre una scheda che presenta tutti i campi, per aggiungere gli elementi del contatto, quindi troveremo con tab tutti i campi e per ognuno inseriremo i dati richiesti.
Se serve solo la email, basta compilare il primo campo con nome e cognome e il campo editazione della email che troviamo premendo tab.
Per salvare, basta premere alt più F4, viene richiesto di memorizzare, si conferma su sì ed il contatto viene salvato.

05. Come si va nella cartella posta eliminata

Se è stato attivato il campo con la lista delle cartelle, premendo tab, andiamo sul nome della cartella, per esempio posta in arrivo.
Premendo le frecce verticali, ci spostiamo sulla lista delle cartelle. Trovata la cartella che ci interessa, per esempio posta eliminata, premendo invio, ci spostiamo sulla lista dei messaggi di quella cartella.
Se non troviamo il campo con la lista delle cartelle, Ma anche se tale campo è presente, premendo control più Y, si va sull'albero delle cartelle e, anche qui, con le frecce verticali possiamo scorrere la lista delle cartelle. Scelta la cartella che interessa, anche qui, premendo invio, si va sulla lista dei messaggi di quella cartella.

06. Come salvare un allegato ad un messaggio

Per Outlook, una volta che abbiamo aperto un messaggio di posta con allegato, la maniera più pratica per poter salvare uno o più allegati è questa:
Letta l'email, con control più Home ci spostiamo ad inizio messaggio.
Premendo shift più tab, siamo sul campo allegati e Jaws leggerà: Messaggio, uno di 2, se abbiamo un solo allegato; oppure: Messaggio, 1 di X, dove X è il numero di elementi presenti nel campo allegati. Se consideriamo che uno degli elementi presenti è la voce messaggio, in pratica, gli allegati saranno il numero letto meno uno.
Per essere ancora più chiaro, se gli allegati sono due, dirà uno di tre, se sono tre, dirà uno di quattro e così via.
Se l'allegato è uno solo e Jaws dice messaggio, uno di due, basta premere freccia destra e spostarsi sul file allegato. Jaws ne leggerà il nome.
Se lo devi salvare sul disco fisso, per dire in documenti, fare come segue:
1. Copiarlo con control più C negli appunti.
2. Senza chiudere il messaggio, ridurre ad icona la finestra e portarsi sul desktop con Windows più M, portarsi sull'icona documenti e premere invio.
3. Una volta in documenti, si può anche scegliere qualsiasi altra cartella. Quando siamo arrivati nella cartella dove dobbiamo salvare il file, basta premere control più V per incollare. Abbiamo salvato il file.
4. Con alt più tab, ritorniamo sul messaggio aperto e con escape lo chiudiamo.
5. Quando Premendo shift più tab, ci dice messaggio, uno di X, la cosa si allunga un attimo. Infatti, una volta premuto freccia destra per andare sul primo allegato, per poterli copiare in un colpo solo tutti, dobbiamo selezionarli.
6. Per selezionare tutti gli allegati, basta premere il tasto applicazioni, premere freccia su per trovare seleziona tutti e premere invio.
7. Da questo punto la procedura è la stessa usata per salvare il singolo allegato, quindi, se devi salvare tutti gli allegati su documenti, basta premere control più C per copiare negli appunti tutti gli allegati.
8. Senza chiudere il messaggio, ridurre ad icona la finestra con Windows più M, portarsi sull'icona documenti e premere invio.
9. Una volta in documenti, si può scegliere qualsiasi cartella. Quando siamo arrivati nella cartella dove dobbiamo salvare il file, premi control più V, per incollare. Abbiamo salvato i file.
10. Con alt più tab, ritorniamo sul messaggio aperto e con escape lo chiudiamo.
Nota bene:
a. Se abbiamo bisogno di leggere i nomi di tutti gli allegati, invece di premere freccia destra, dobbiamo premere control più freccia destra. In questo modo, leggiamo i nomi degli allegati senza selezionarne nessuno.
b. se abbiamo bisogno di salvare solo uno degli allegati, spostandosi con il comando control più freccia destra, quando siamo sull'allegato che ci interessa, premiamo barra spazio per selezionarlo e poi lo copiamo negli appunti con control più C.
c. La procedura normale per salvare gli allegati da un messaggio di posta si effettua tramite un comando da menu che troviamo nel menu file quando siamo su un messaggio di posta che contiene allegati. In pratica, quando siamo posizionati su un messaggio e lo screen-reader ci avvisa che il messaggio ha degli allegati, premiamo alt più F, per aprire il menu file, con freccia giù ci portiamo sul comando salva allegati e premiamo invio. Si apre la procedura guidata e, anche se tale procedura è farraginosa e poco pratica quando la si utilizza da tastiera, seguendola passo passo, si possono salvare gli allegati.

07. Allegare in modo semplice uno o più file ad un messaggio di posta

Per inserire uno o più allegati ad un messaggio di posta, utilizzando i comandi da menu si fa in questo modo:
1. Si apre un nuovo messaggio e si compila in ogni sua parte.
2. Si apre la barra dei menu con alt, si preme due volte freccia sinistra per essere certi di essere sulla barra dei menu.
3. Con freccia destra, si cerca il menu inserisci, si preme freccia giù, si preme freccia destra, siamo su allega file e premiamo invio.
4. Si apre gestione risorse, si cerca la cartella che contiene il file, si cerca il file da allegare e si preme invio. Il file è allegato al messaggio.
Si possono allegare anche più file, ma solo se è possibile selezionarli con shift e freccia giù, quindi, quando sono consecutivi.
Attenzione, possiamo anche allegare i file con una modalità diretta, come quella vista sopra per salvare gli allegati.
Si può fare come segue:
1. Stando all'interno della cartella che contiene i file da allegare, posizionarsi su un file oppure selezionare un gruppo di file.
2. Copiare con control più C.
3. Aprire la posta, oppure, portarsi nel programma di posta con alt più tab, se è già aperto.
4. Aprire un nuovo messaggio con control più N, rispondere ad un messaggio con control più R, oppure, inoltrare un messaggio con control più F.
5. Preparare il messaggio compilando tutti i campi.
6. Quando siamo nel campo corpo del messaggio, basta premere control più V, per incollare ed allegare il file o i file precedentemente salvati negli appunti di Windows con control più C.
7. Se si volesse controllare quanto allegato, basta posizionarsi ad inizio del testo del messaggio con control più home, premere shift più tab per portarsi sul campo allegati e, se non viene letto direttamente, con le frecce si possono leggere i nomi e le grandezze degli allegati.
Semplicissimo, no?

08. Come si aggiunge l'account di una email ai contatti

Quando vogliamo aggiungere il contatto di una email che ci è pervenuta da un indirizzo che non abbiamo, fare come segue:
1. Apri l'email.
2. Con tab o con shift più tab raggiungi il campo che ti dice DA: nome mittente.
3. Con freccia sinistra, la sintesi ti legge l'indirizzo del mittente.
4. Premi il tasto Applicazioni, con freccia giù cerca aggiungi a contatti di Outlook e premi invio.
5. Sei sul nome utente e con tab ti puoi spostare su tutti i campi.
6. Compila tutti i campi che ti interessano, ovviamente, se ne hai bisogno e se vuoi.
7. Quando sei sul campo apposito, verifica l'indirizzo email, spostandoti su di esso fino a leggerlo. Tieni presente che è un campo editazione e ti puoi scostare sul testo per leggerlo anche lettera per lettera.
8. Premi Alt più F4 per chiudere.
9. La sintesi ti chiederà se vuoi salvare.
10. Basta premere invio sul pulsante OK ed il contatto è memorizzato.

09. Configurare e inserire un account

Nota bene:
a. In questo scritto farò l'esempio per inserire un account PEC, ma chiarisco subito che è la stessa cosa di un account normale.
b. L'account è quello POP, quindi, quello che ci consente di scaricare fisicamente i messaggi nel computer.
c. Spiegherò la configurazione della PEC di Poste Italiane ma vale per qualsiasi altra PEC o account normale.
d. Usando da anni i prodotti di Poste Italiane come Firma Digitale e PEC, ricordo a tutti che la firma digitale su pendrive che è l'unica accessibile su pendrive, costa 73 Euro per tre anni e 15 euro per il rinnovo per altri tre anni. Inoltre, la PEC con un giga di spazio web costa circa 7 Euro all'anno.
Chi utilizza il browser di posta Microsoft Outlook del pacchetto Office, oltre a conoscere bene le impostazioni della propria casella PEC, deve sapere che se non configura tutte le schede delle impostazioni in modo preciso e come previsto, è difficile usare da computer la posta certificata.
Di seguito indico le impostazioni della PEC di Poste per Microsoft Outlook , impostazioni prelevate dal sito
www.poste.it e che ho ampliato ed adattato con comandi da tastiera, in modo che gli utilizzatori di PEC e Browser hanno il necessario per configurarla da soli. Inoltre, chi usa Microsoft Outlook e la PEC di altro gestore può usufruire di queste spiegazioni, cambiando i parametri di impostazione ricevuti dal provider al posto di quelli che ho indicato di seguito. Ecco come si crea una casella di posta sul computer:
1. Aprire il menu File, premendo alt più F.
2. Con le frecce verticali, portarsi su Informazioni. Aprire il sottomenu Informazioni con freccia destra, cercare e premere invio su Impostazioni account e poi ancora su Impostazioni account.
3. Dare invio sul pulsante Nuovo che cerchiamo con tab.
4. Scegliere Account di posta elettronica e premere invio su Avanti che si raggiunge con tab.
5. Scegliere con le frecce Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e premere invio su Avanti che si raggiunge con tab.
6. Scegliere con le frecce Posta elettronica Internet e premere invio su Avanti che raggiungiamo con tab.
7. Inserire i dati della casella di posta nei campi appositi della finestra Informazioni utente come segue:
a. Nome: il nome è a libera scelta. Per esempio, Nunziante, oppure, PEC - Nunziante, o anche Nunziante Esposito - PEC. E' il nome che appare quando chi riceve il messaggio legge dall'indirizzo della casella PEC.
b. Indirizzo posta elettronica: inserire l’indirizzo mail della casella che ci è stato fornito dal gestore.
c. Scegliere tra IMAP e POP3.
Informazioni server:
a. Scegliere Tipo account IMAP:
Server di posta in arrivo: mail.postecert.it
Server di posta in uscita (SMTP): mail.postecert.it
Informazioni accesso.
a. Nome utente: inserire l’indirizzo mail della casella PEC.
b. Password: inserire la password ricevuta insieme alla casella PEC dal gestore.
c. Attivare Memorizza password.
d. Premere invio su Altre impostazioni e si apre una multischeda di impostazioni sulla quale ci muoviamo sulla scheda con tab e con shift più tab, e tra le schede con control più tab o control più shift più tab.
8. Nella cartella Generale sotto Account di posta digitare il nome da assegnare. Il nome è a libera scelta. Per esempio: PEC - Nunziante Esposito. E' il nome che appare nella lista degli indirizzi di posta tra le impostazioni.
9. Con control più tab, spostarsi sulla scheda Server della posta in uscita. Premere tab e attivare la casella di controllo, Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l‘autenticazione.
10. con tab, spostarsi al campo successivo ed attivare Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo.
11. Con control più tab, spostarsi su Impostazioni avanzate. Con tab, spostarsi sul campo utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente, e scegliere SSL o TLS, come indicato dal gestore.
12. Premendo shift più tab, spostarsi ai campi precedenti e accertarsi che in Server posta in arrivo IMAP, appaia il valore 993, altrimenti inserire 993.
13. Con tab, spostarsi ai campi successivi e per il Server posta in uscita, SMTP, scrivere il valore 465.
14. Con tab, ci spostiamo al campo successivo, utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente, e scegliere SSL o TLS, come indicato dal gestore.
15. Con tab, spostarsi ai campi successivi, fino a raggiungere il pulsante OK e premere invio.
16. ritorniamo nella finestra precedente, siamo sul pulsante Avanti e premiamo invio.
17. Outlook prova automaticamente a stabilire una connessione con la casella di posta che abbiamo terminato di impostare.
18. Se è stato configurato tutto correttamente e dopo qualche manciata di secondi ci viene fornito il messaggio Operazione completata, Chiudi pulsante, premere tab ripetutamente. Leggere il risultato dell'operazione, premere ancora tab fino a chiudi e premere invio.
19. Se l'attesa è troppa, ci dobbiamo solo aspettare che non risulterà Operazione completata. Quando compare il pulsante chiudi, con tab ci portiamo sui campi dove ci viene letto cosa è avvenuto. Se la connessione non risulta corretta, premiamo invio su chiudi che raggiungiamo con tab e ricontrolliamo tutti i dati di impostazioni indicati sopra.
20. Se tutto è avvenuto con successo, quando diamo invio su chiudi, ci ritroviamo sul pulsante fine. Per chiudere la procedura, premere invio. Ci ritroviamo sulla finestra principale delle impostazioni account. Chiudere con alt più F4.
La casella di posta, normale o PEC che sia, in modalità IMAP è stata configurata ed è stata aggiunta nel browser Microsoft Outlook e si può usare come una qualsiasi altra casella di posta elettronica di tipo IMAP.
Sopra abbiamo visto le impostazioni per la casella IMAP, ma se si volesse configurare una casella POP3?
Non c'è molta differenza e cambiano due o tre parametri. Di seguito i dati sintetici di configurazione per le caselle PEC per POP3 e IMAP.
Primo punto che cambia: la Lettera C del punto 7, diventa: scegliere POP 3.
Per il POP3 solo alcuni dati sono diversi, ma vediamoli di seguito, tenendo conto che, usando POP3, se si vogliono lasciare i messaggi sul server, scaricandoli fisicamente sul computer, ma lasciando una copia di riserva, cioè usando lo spazio web della casella come archivio, questa funzione la dobbiamo impostare nel browser di posta che viene usato e che chi usa Microsoft Outlook, tale opzione la trova in altre impostazioni, impostazioni avanzate, praticamente dove si impostano le porte e la crittografia SSL, vedi descrizione scheda impostazioni avanzate punto 11 delle impostazioni sopra indicate.
Tra POP3 ed IMAP, Cambiano anche i dati dei server e le porte, sia in ingresso, sia in uscita. Però, non ci dobbiamo preoccupare più di tanto di questi dati, perché ci vengono forniti dal gestore che fornisce il servizio di Posta Elettronica Certificata, assieme al nome utente e alla password. La cosa di cui preoccuparsi è quella di inserire, correttamente digitati, i parametri precisi da usare per le due tipologie di account, come indicato sopra.
Tali dati si trovano anche su Internet molto facilmente cercando con un motore di ricerca la stringa "pop3 e imap", senza le virgolette, seguìta dal nome del provider che, in pratica, è quello che segue la chiocciola dell'indirizzo email.
Ecco i parametri per la mia posta certificata che Poste Italiane mi ha fornito quando ho sottoscritto il contratto per acquistare il mio account di Posta Certificata.
Server posta in arrivo:
mail.postecert.it protocollo pop3:
il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 995 protocollo imap:
il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 993
Server posta in uscita:
mail.postecert.it protocollo SMTP, uguale per POP3 e IMAP:
il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 465 Attivare la funzione: "Server della posta in uscita - Autenticazione del server necessaria".
Per chi avesse problemi e non riuscisse a configurare la casella come POP3, si consiglia di usare una casella IMAP.
Modificare un account di posta, renderlo predefinito o eliminarlo.
Se si deve modificare un account già esistente, si eseguono i punti visti sopra, ma invece di scegliere il pulsante nuovo, si sceglie il pulsante cambia. Ripercorrendo le indicazioni sopra, invece di inserire dati che non ci sono, si vanno a modificare quelli esistenti ed inseriti in precedenza, oppure, se si sta verificando, si controllano e si correggono eventuali errori.
Per rendere un account predefinito, una volta aperta la finestra degli account, con tab cerchiamo la lista degli account, con le frecce si seleziona quello che si vuole rendere predefinito, con tab si va sul pulsante predefinito e si preme invio. Da questo momento, i nuovi messaggi che invieremo, saranno inviati con il nuovo account scelto come predefinito.
Per eliminare un account, una volta aperta la finestra degli account, con tab cerchiamo la lista degli account, si seleziona l'account che si vuole eliminare, con tab, si sceglie il pulsante elimina e si preme invio. Si conferma la cancellazione e poi si chiude la finestra con alt più F4.

10. Configurare in Outlook un secondo indirizzo email

Per spiegare come aggiungere un secondo indirizzo email, facciamo l'ipotesi di aggiungere un account GMail, avendo già Alice come account principale.
Procuriamoci i dati di impostazione di un account GMail POP3 o IMAP e teniamoli disponibili.
Apri Microsoft Outlook. Vai nel menu strumenti ed apri la gestione degli account. Vai con tab sul pulsante nuovo e premi invio. Da questo punto in avanti, devi solo inserire i dati che ti richiede. Ovviamente i dati sono quelli che ti sono stati forniti all'atto della richiesta del nuovo account.
Le spiegazioni dettagliate sono sopra.

11. Invio di una email ad una determinata data ed ora

non lo so gli altri programmi, ma Microsoft Outlook, programma di posta del pacchetto Office che utilizzo da più di 10 anni, ti consente di inviare una email ad una determinata data e ad una ora prestabilita e da te scelta.
Però, il computer deve essere acceso ed il programma di posta deve essere avviato. Praticamente è la tipica situazione di un ufficio che quando è aperto, ha i computer accesi e il programma di posta attivo per inviare e ricevere la posta.
La stessa operazione la si può fare anche con l'invio di email dal sito GMail, altro servizio che lo consente e non è necessario avere il computer acceso o l'account di posta aperto su internet. Questa opportunità l'ho scoperta da poco.
Per la prima opportunità, fare come segue:
1. Prepara un messaggio di posta completo in ogni sua parte.
2. Apri i menu con alt, premi freccia sinistra 2 volte, per essere certo di trovarti sulla barra dei menu.
3. Spostati con freccia destra fino a trovare opzioni, freccia giù fino a trovare verifica, sottomenu, freccia destra e subito freccia su, per trovare opzioni messaggio ... e premi invio.
4. Si apre una scheda di impostazioni che possiamo scorrere con tab, nella quale possiamo impostare molte cose. Con tab, raggiungiamo il campo Non recapitare prima di, casella di controllo non attivata.
5. Attiviamo la casella con barra spazio.
6. Con tab, troviamo due campi di editazione consecutivi per la data e per l'ora, nei quali possiamo leggere la data e l'ora del momento in cui si apre questa finestra di impostazione.
7. In questi due campi editazione, possiamo modificare i dati presenti, modificandoli a nostro piacimento. In pratica, possiamo inserire la data e l'ora in cui Outlook deve inviare l'email che stiamo preparando.
8. Possiamo anche modificare la sola data o la sola ora o entrambi i dati. Per la data, digitiamo quella che vogliamo, ma possiamo anche modificare quella esistente. Per l'ora, possiamo scegliere con le frecce verticali quella che ci serve.
9. Terminata la nostra scelta, con tab ci portiamo sul pulsante chiudi e premiamo invio.
10. Siamo di nuovo sul messaggio, quindi, possiamo controllare e modificare all'occorrenza quello che vogliamo. premendo control più invio, il messaggio viene trasferito in posta in uscita e sarà inviato all'ora della data scelta, ma solo se in quel momento il computer è acceso. Se il computer a quell'ora non è acceso, il messaggio sarà inviato non appena accenderemo il computer ed apriremo il browser di posta.

12. Come cancellare definitivamente una email spuria

In qualsiasi programma di posta, a volte anche per ragioni non note, si possono verificare problemi di invio. Quello che può capitare più sovente e capita tante volte anche per colpa nostra, è il mancato invio per la presenza di una email spuria.
Quelle che io chiamo spurie, sono quelle email che, rimaste in posta in arrivo, non si possono ne inviare, ne cancellare. Se una di queste email ci impedisce di inviare la posta, dobbiamo eliminarla e si procede come spiegato di seguito.
Vai in posta in uscita.
Seleziona l'email con le frecce verticali.
Premi shift più control più V, comando per spostare l'email.
Si apre la lista delle cartelle, scegli con le frecce o con la lettera B, la cartella Bozze.
Premi invio.
Una volta che hai spostato l'email in bozze, ti sposti nella cartella bozze e la cancelli.

13. Come fare per inserire nei messaggi il campo CCN

Per una questione di privacy quando invii a tante persone, magari usando un gruppo impostato nella rubrica di posta o digitando a mano gli indirizzi, devi inserire il tutto nel campo CCN che trovi con il tasto tab dopo aver aperto un nuovo messaggio.
Se non trovi il campo CCN, copia carbone nascosta, appena aperto un nuovo messaggio, apri la barra dei menu con alt, premi due volte freccia sinistra per essere sicuro di essere nella barra dei menu, premi freccia destra fino ad Opzioni, freccia giù fino a Mostra campi, sottomenu, freccia destra per aprire il sottomenu, trovi CCN e premi invio per attivarlo.
Da quel momento, quando si apre un nuovo messaggio, troveremo anche il campo CCN.

14. Creare Liste di distribuzione, chiamate anche Gruppi

Quando si usa la posta elettronica in modo massiccio, per esempio in un ufficio, e i contatti cui inviare la posta sono tanti, oppure, se si volesse creare una newsletter direttamente all'interno del proprio browser di posta, per alcuni programmi è possibile utilizzare le liste di distribuzione. Esse consistono nel creare dei gruppi di contatti ai quali diamo un nome e quando vogliamo inviare una email a tutti quelli che fanno parte del gruppo, non ci dobbiamo preoccupare di ricordare o scegliere tutti i nominativi, ma basta digitare nel campo apposito, A, CC o CCN, il nome del gruppo.
Come sicuramente vi renderete conto, essendo ogni gruppo di contatti formato da un insieme di contatti, un gruppo ci consente di semplificare moltissimo l'invio della posta elettronica.
Quando si utilizzano gruppi di contatti, la prima cosa da tener presente, se inseriamo il gruppo nei campi A oppure CC, tutti gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari sono visibili a tutti i componenti del gruppo. Se vogliamo far si che nessuno dei componenti del gruppo venga a conoscenza degli indirizzi email degli altri componenti, il nome del gruppo lo dobbiamo inserire nel campo CCN.
I gruppi di contatti sono concepiti per essere utilizzati in alcuni browser di posta e vengono generalmente denominati liste di distribuzione. Vediamo come si genera un gruppo di contatti in Outlook, procedura che ora deve tener conto che molti provider di posta non consentono di inviare una email a più di 50 indirizzi.
Premessa: prima di inoltrarci nella procedura di creazione della lista di distribuzione, premendo insert più V, apriamo le impostazioni rapide di Jaws ed attiviamo, se non fossero attivati, i menu ribbon, attivando con barra spazio l'apposita casella che raggiungiamo premendo freccia giù.
Per la creazione di un Gruppo di Contatti, stando in una delle finestre di Microsoft Outlook, facciamo come segue:
1. Premiamo control più shift più B, per aprire la rubrica di Microsoft Outlook.
2. Premiamo tab e dovremmo essere sull'elenco di tutti i nostri contatti. Se non fosse così, premiamo tab fino a trovare Altre colonne e con le frecce, trovare solo nome. Premere tab fino a spostarsi sulla lista dei contatti.
3. Apriamo la barra dei menu con alt, freccia giù fino a nuova voce... e premiamo invio. Con freccia giù, scegliamo Nuovo gruppo di contatti e premiamo invio.
4. Si apre un campo editazione e ci viene chiesto di digitare il nome. digitiamo il nome da dare alla lista di distribuzione. Per esempio, lista amici.
5. Premendo invio, viene confermato il nome della lista di distribuzione e con il tasto tab ci possiamo spostare tra due campi, il nome della lista e la lista degli elementi in essa contenuti. Quest'ultima è vuota, perché non abbiamo ancora inserito al suo interno dei contatti.
6. Avendo attivato i menu ribbon nelle impostazioni rapide di Jaws, con alt apriamo la barra dei menu e premiamo due volte freccia sinistra per essere certi di stare nella barra e poter scegliere l'etichetta di menu giusta. Dopo aver premuto due volte freccia sinistra, con le frecce orizzontali si possono selezionare una alla volta, tutte le etichette della barra dei menu ribbon e qualche pulsante.
7. Con freccia sinistra, cerchiamo l'etichetta di menu Gruppo di contatti tab.
8. Premiamo freccia giù fino a trovare azioni sottomenu. Siamo su salva e chiudi. Premiamo invio e la lista di distribuzione vuota è stata creata.
9. Siamo nella cartella contatti e selezioniamo la lista amici appena creata. Premiamo invio e vengono mostrati a schermo due campi: Nome lista e lista dei componenti aggiunti che è ancora vuota. Ci possiamo spostare tra i due campi con tab.
10. Premiamo tab e ci spostiamo sulla lista vuota. Premiamo il tasto alt e subito due volte freccia sinistra. Con le frecce orizzontali, cerchiamo Gruppo di contatti tab.
11. Premiamo freccia giù, fino a trovare membri sottomenu. Premiamo freccia destra per entrare nel sottomenu. Siamo su aggiungi membri , popup, ha un sottomenu, e premiamo invio.
12. Si apre il menu, con le frecce verticali scegliamo la voce dalla rubrica e premiamo invio.
13. Si apre la lista della nostra rubrica e con tab ci spostiamo sulla lista dei contatti da dove, con le frecce, scegliamo il primo dei nomi che vogliamo aggiungere alla lista di distribuzione che stiamo creando. Premiamo invio per aggiungerlo alla lista.
14. Continuiamo a scorrere la lista e per ogni elemento che vogliamo aggiungere alla lista di distribuzione, premiamo invio. Qualche volta, la lista si potrebbe chiudere. Con freccia giù la possiamo riaprire e scorrerla con freccia giù, aggiungendo altri contatti sempre con invio.
15. Terminato l'aggiunta dei contatti alla lista, premiamo tab fino al pulsante OK e premiamo invio.
16. Si chiude la finestra e siamo di nuovo sui due campi: nome lista ed elenco dei componenti della lista di distribuzione. Ci spostiamo con tab sulla lista dei componenti che ora ha al suo interno i contatti che abbiamo aggiunto e che possiamo scorrere con le frecce verticali.
17. Qualora ne avessimo dimenticato qualcuno, ripetiamo i passi precedenti da 10 a 16 e aggiungiamo i contatti mancanti.
18. Se abbiamo aggiunto qualche contatto in più, basta selezionarlo nella lista, premere il tasto alt, dovremmo già essere nel sottomenu membri, del menu ribbon Gruppo di contatti, quindi, premiamo freccia giù fino a rimuovi e premiamo invio. Se non fossimo nel menu indicato, premere di nuovo due volte freccia sinistra, andiamo su Gruppo di contatti tab, freccia giù fino a membri sottomenu, freccia destra e poi freccia giù fino a rimuovi, premiamo invio e cancelliamo il contatto. Per fare prima, premiamo canc.
19. Terminato di comporre la lista, quando siamo sicuri di aver terminato, premiamo alt, freccia sinistra due volte, andiamo su Lista di distribuzione tab, premiamo freccia giù fino ad azioni sottomenu, freccia destra per aprire il sottomenu, siamo su salva e chiudi e premiamo invio per il salvataggio della lista. Se vogliamo fare prima, basta premere escape, ci viene chiesto se vogliamo salvare, è già posizionato su Si, premiamo invio e salviamo.
20. Per usare la lista, basta aprire un nuovo messaggio con control più N, premere tab fino al campo CCN, scriviamo il nome della lista, nel nostro caso Lista Amici, completiamo il messaggio e lo inviamo con control più invio.
Nota bene:
- Per aggiungere o cancellare elementi dalla lista di distribuzione, basta ripetere i passi sopra indicati.
- Il numero di elementi che una lista di distribuzione può contenere, anche se consistente, è limitato. Non si possono utilizzare per l'invio di un messaggio non più di 99 indirizzi e qualche gestore addirittura consente di inviare a non più di 49 indirizzi.
- Se i componenti da utilizzare per una lista di distribuzione sono più di 99, creare tante liste, in modo che ognuna deve contenere non più degli elementi concessi. In questo caso, se, per esempio le liste sono tre, bisogna inviare tre messaggi identici, utilizzando per esempio, lista amici 1, lista amici 2 e lista amici 3. Se i membri aumentano, si aggiungono altre liste seguendo la numerazione per non imbrogliarsi.
- Se si cancella una lista, i contatti vengono cancellati solo dalla lista di distribuzione e non dalla lista contatti.

15. Varie e ripetizioni

Dopo aver impostato al meglio le opzioni ed il layout di questo browser, e dopo le indicazioni per un utilizzo della posta elettronica in modo il più possibile lineare, eccoci qui a vedere piccoli accorgimenti e trucchi vari per poter gestire in modo veloce la posta.
Spostamento email da una cartella ad un'altra.
E' sempre valido il comando che si usa anche con Outlook Express e con Windows Mail: shift più control più V.
Dopo aver premuto questa combinazione di tasti, con la lettera iniziale della cartella nella quale si vuole spostare il messaggio, si fa la ricerca. Una volta trovata la cartella, premiamo invio ed il messaggio sarà spostato.
Ritorno alla cartella posta in arrivo.
Se dopo aver utilizzato i comandi appositi e ci siamo spostati in una cartella diversa da posta in arrivo, per tornare immediatamente alla cartella posta in arrivo, basta premere backspace.
Se ci siamo spostati in più cartelle, con Backspace, premuto più volte, torniamo indietro, facendo il percorso a ritroso. Per esempio, se siamo andati in bozze, poi in posta indesiderata, in posta inviata e vogliamo tornare in posta in arrivo, lo possiamo fare con Backspace. Con una sola pressione torniamo da posta inviata in posta indesiderata, con due pressioni di backspace torniamo in bozze e con tre pressioni di backspace torniamo in posta in arrivo. Ovviamente, questo comando è molto utile quando una delle mani è occupata, quando, per esempio, siamo al telefono. Comunque, dopo aver aperto più cartelle, con questo tasto si gira ciclicamente tra le cartelle.
Allegati, apertura e salvataggio.
Quando si vuole inviare un allegato ad un messaggio, dopo aver compilato il messaggio in tutte le sue parti, premiamo alt, premiamo due volte freccia sinistra per essere sicuri di essere sulla barra dei menu ribbon, con le frecce orizzontali cerchiamo il menu inserisci, premiamo una volta freccia giù, una volta freccia a destra e siamo sulla voce allegato. Premendo invio, si apre la gestione risorse per cercare il file da allegare. Una volta trovato il file, premendo invio lo alleghiamo al messaggio. Per renderci conto di cosa abbiamo allegato, stando nel corpo del messaggio, premiamo shift più tab, e sul campo degli allegati, ci verranno letti tutti i nomi dei file allegati.
E' sempre possibile inviare un allegato partendo dal file direttamente. Infatti, una volta selezionato il file da inviare in allegato, premendo il tasto applicazioni, dal menu di contesto che si apre, scegliamo invia a, sottomenu, dal sottomenu scegliamo destinatario di posta e premiamo invio.
Si apre come al solito il messaggio con il file in allegato. Siamo sul campo A, inseriamo il destinatario, se ne abbiamo bisogno eventuali altri account in CC e CCN, completiamo il messaggio ed inviamo. Certe volte quando si preme invio sul comando invia a, destinatario di posta, sembra non essere accaduto nulla. Se si cerca tra le finestre aperte con alt più Tab, troveremo il messaggio aperto.
Ricerca tra i messaggi di una cartella.
Quando siamo alla ricerca di qualche messaggio in una cartella, si può effettuare la ricerca in modo molto semplice. Basta premere tab fino a trovare il campo query di ricerca editazione, scriviamo una o più parole per la ricerca e dopo qualche manciata di secondi, premendo tab ripetutamente, sul campo della lista dei messaggi, troveremo solo i messaggi che hanno in uno qualsiasi dei campi almeno una delle parole digitate.
Per ritornare alla condizione normale, basta raggiungere il campo Query di Ricerca editazione e cancellare la stringa digitata per la ricerca.
Scelta di un account alternativo per inviare il messaggio di posta.
Dopo aver preparato un messaggio di posta completo in tutte le sue parti, per scegliere un account alternativo a quello predefinito, ammesso che ne abbiamo più di uno, basta premere shift più tab fino a raggiungere il pulsante account e premere invio. Si apre la lista degli account, scegliamo quello che ci interessa e premiamo invio.
Quando premiamo shift più tab, troviamo i campi con i pulsanti CCN ...., CC.... e A... che aprono una finestra con tutti i contatti che abbiamo in rubrica. Per capirci, è una finestra come quella che si apre quando premiamo control più shift più B, per aprire la rubrica.
Questa finestra ci consente di scegliere, dalla lista dei contatti, quelli che si vogliono inserire nel campo scelto. Questa opportunità ci serve quando dobbiamo inviare una email a più persone.
File del programma e loro posizione sul disco.
I file del programma, hanno posizione diverse all'interno dei vari sistemi operativi, quindi, di seguito vedremo quali sono, a cosa servono e dove sono archiviati nel disco fisso. Questi file servono a prelevarli per avere un backup o per trasferire tutte le impostazioni ad un altro computer.
Qui di seguito, sono elencati i vari file ed i loro percorsi in cui vengono salvate le informazioni di Microsoft Office Outlook. Per le altre versioni di questo browser di posta, per gli altri pacchetti Office questi dati possono differire, ma non sono memorizzati in cartelle molto diverse.
Alcune di queste cartelle ed i loro file che elenco di seguito, possono essere nascoste. Per visualizzarle nel sistema operativo, fare come segue:
1. Premere il tasto Windows per aprire il menu avvio. Scegliere Pannello di controllo e premere invio.
2. Scegliere Opzioni modifica file e premere invio.
3. Premere control più tab e siamo su opzioni di visualizzazione. Dalla lista delle opzioni che raggiungiamo con tab, per i File e cartelle, selezionare Mostra file e cartelle nascosti nel gruppo Cartelle e file nascosti. Inoltre, disattivare l'opzione nascondi le estensioni per i file conosciuti.
4. Raggiungere con il tasto tab il pulsante applica e premere invio. Ancora con tab, raggiungere il pulsante OK e premere invio. Con alt più F4, chiudiamo anche il pannello di controllo.
Nota bene: tutti i file di Microsoft Outlook elencati di seguito sono presenti solo se, in seguito alle impostazioni eseguite dall'utente, sono stati creati dal browser. Infatti, alcuni file vengono creati solo se si personalizzano le caratteristiche del programma. Vediamo quali sono questi file e dove li troviamo:
File delle cartelle personali.
il file ha come estensione pst.
Se l'unità dove è installato il sistema operativo è il disco C, il percorso sarà: C:\utenti\nome utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Ovviamente il nome utente sarà quello dell'utente connesso a Windows.
Cartelle fuori rete.
Il file ha come estensione "ost". Viene sincronizzato con gli elementi presenti nel server che esegue Microsoft Exchange.
Questo è un file che troviamo solo se usiamo il servizio di telefonia Microsoft Exchange. Siccome i dati rimangono nel server di Exchange, non è possibile ricreare il file con estensione ost in un altro computer senza prima eseguirne il backup.
Per altre cose particolari che si desiderasse capire per poterle utilizzare, e parlo di utilizzo professionale della posta elettronica con tutte le opportunità che questo browser consente, rimane sempre presente la guida in linea che si apre premendo il tasto F1, da qualsiasi posizione dall'interno del programma.
Per gli utilizzatori di NVDA, devo dire che dal punto di vista gestione della posta, lettura cancellazione, salvataggio, gestione allegati e tutto quello che si esegue normalmente tutti i giorni, non ci sono problemi.
Però, in qualche scheda delle impostazioni di Microsoft Outlook, NVDA non riesce a vocalizzare in modo corretto tutte le informazioni necessarie, ma sono piccole cose che poi si possono gestire con la navigazione dello schermo. Un problema strano, ma potrebbe dipendere anche dalle impostazioni del mio screen-reader NVDA non impostato bene: quando vado a leggere una email con al suo interno delle tabelle per visualizzare l'email in HTML, non riesce a gestire le tabelle e non si riesce a leggere con immediatezza il contenuto della email. Credo che impostando le email come testo semplice, questo problema non si dovrebbe verificare, ma chi usa tutti i giorni NVDA sa sicuramente come dribblare questi problemi che alla fine non sono dei veri problemi, proprio perché si tratta di sapere come utilizzare il mezzo assistivo che si usa correntemente.

16. Programma per la gestione veloce degli indirizzi di posta

Ogni volta che si digita un indirizzo di posta elettronica o un nome nella finestra del messaggio di Outlook, viene proposto automaticamente un elenco di utenti email che si possono scegliere.
Questa funzione è nota come "compilazione automatica". Outlook costruisce automaticamente questa lista di email in base alle attività degli utenti e la salva in un file con estensione .NK2.
In alcune circostanze, potrebbe essere necessario riparare o modificare gli indirizzi di posta apparsi nella lista di completamento automatico, oppure si può decidere di rimuovere gli indirizzi di posta elettronica indesiderati o errati.
E' possibile anche aggiungere nuovi indirizzi email. Outlook non fornisce alcuna possibilità di modificare questa lista di completamento automatico, anche se ci consente di cancellarla completamente. Si capisce subito che non è possibile gestire gli indirizzi di questa lista come ci servirebbe . Questo è quello che il software NK2Edit riesce a fare e ci può essere di aiuto.
È inoltre possibile ordinare l'elenco in ordine alfabetico dei nomi visualizzati. Tuttavia, bisogna essere consapevoli del fatto che Outlook cambia l'ordine quando l'utente invia le email.
NK2Edit è una applicazione portatile che può essere utilizzata da qualsiasi computer con sistema operativo Windows, a partire da Windows 2000, senza bisogno di alcun processo di installazione, e senza apportare modifiche nel Registro di sistema.
Nota bene:
essendo un software portatile e di semplice utilizzo, che si usa senza problemi, non è stato necessario scrivere delle spiegazioni accurate come facciamo sempre.
NK2Edit è in grado di leggere, scrivere e creare file NK2 per Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 e Outlook 2016.
Questo programma è molto utile soprattutto per eliminare quelle email che vengono memorizzate nella lista di memorizzazione automatica in modo errato o che confondono chi deve inviare le email ed usa soprattutto questa lista di composizione automatica.
Il software portatile, si deve avviare con il programma Outlook chiuso. Una volta avviato, presenta una finestra con la lista di tutte le email che Outlook ha memorizzato nella lista di memorizzazione automatica.
In questa lista, si può cercare una stringa di testo premendo control più F, scrivendo e premendo invio.
Una volta trovata la stringa, se si deve cancellare quella email, basta premere canc e confermare la cancellazione.
Una volta che la lista è stata corretta, eliminando tutti gli indirizzi che ci danno fastidio, per salvarla, premere alt per aprire i menu, freccia giù fino a salva il file corrente NK2 e premere invio.
Ci viene chiesto di sovrascrivere il file corrente. Confermiamo su si e siamo a posto.
Useremo questo programma ogni volta che dobbiamo fare la manutenzione a questa lista di indirizzi.
La versione base di NK2Edit (senza le funzioni di licenza commerciale) è completamente gratuito per uso personale e per l'utilizzo in qualsiasi organizzazione di beneficenza / non-profit.
Software NK2Edit.
Copyright (c) 2010-2016 Nir Sofer
Ecco dove prelevare il software:
Sito web:
www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

17. Come ripristinare e configurare Microsoft Outlook

Per risolvere i problemi con Outlook, recuperare gli archivi di posta, configurare il funzionamento del client di posta, è possibile usare il software gratuito OutlookTools.
Soprattutto in ambito aziendale, Outlook resta oggi uno dei clienti di posta elettronica più utilizzati in assoluto.
Per configurare Outlook e risolvere le principali problematiche legate al suo funzionamento, utile ed efficace è il software gratuito OutlookTools che consente di ripristinare Outlook attraverso una comoda interfaccia grafica.
Gli interventi applicabili con OutlookTools diversamente sarebbero possibili solo intervenendo sulla configurazione del registro di sistema di Windows.
OutlookTools 3.0 è la prima versione del programma rilasciata dopo diversi anni di "silenzio".
Già risolutivo a suo tempo, OutlookTools si presenta con un'interfaccia completamente rinnovata, più moderna e più chiara.
Il programma supporta tutte le versioni di Outlook - da Outlook 2007 a Outlook 2016 e Office 365 - e permette:
- Semplice visualizzazione delle informazioni legate all'installazione di Outlook.
- Accesso facilitato alle impostazioni di Outlook e alle cartelle contenenti i dati.
- Utilizzo degli strumenti per la risoluzione dei problemi di Outlook.
- Sblocco rapido delle tipologie di file (allegati) bloccate da Outlook.
- Pulizia degli elenchi (MRU, Most Recently Used) di Outlook che raccolgono informazioni sui contenuti utilizzati più di frequente.
- Regolazione del tempo durante il quale viene mostrata la notifica dell'arrivo di un nuovo messaggio di posta (oltre i 30 secondi previsti di default). L'impostazione è valida sui sistemi Windows 7 e/o con Outlook 2007/2010.
Cliccando su General, nella colonna di sinistra, si accede alle informazioni generali sulla configurazione di Outlook e ai pulsanti che consentono, tra gli altri, di avviare una scansione dei file .PST e .OST usati dal client email.
I file .PST vengono usati per la maggior parte degli account. Se si utilizza un account Microsoft Exchange, di norma i messaggi vengono conservati nel server di posta. Per consentire di lavorare anche quando non è possibile connettersi al server di posta, Outlook utilizza un secondo tipo di file (.OST).
Con un clic su Folder paths, si può accedere con un clic alle cartelle che contengono i vari archivi.
Selezionando Startup switches si può invece avviare Outlook con una delle opzioni indicate in questa pagina, al paragrafo Opzioni disponibili.
Facendo riferimento alle sezioni Clean MRU e Blocked attachments si possono, rispettivamente, pulire gli elenchi relativi agli elementi più frequentemente utilizzati da Outlook e permettere la gestione di allegati con estensioni specifiche (eludendo il blocco imposto dal client di posta).
OutlookTools - Download gratuito e diretto da howto-outlook.com:
www.howto-outlook.com/files/outlooktoolssetup.msi Compatibile con Windows 10.

18. Utilizzo del file PST di Outlook e backup dei messaggi

Outlook memorizza quasi tutto nei file pst di ogni account e, se tutti gli account sono stati impostati con un unico file pst, avremo tutto nel file outlook.pst.
Basta cercare con il trova di Windows, premendo il tasto Windows e digitando *.pst. Windows ci mostra i file pst presenti sulla macchina. Premendo freccia destra quando siamo sul file che ci interessa, si apre un menu dal quale possiamo scegliere Vai al percorso del file e premiamo invio.
Premendo invio, ci troveremo nella cartella che contiene il file.
Questi file non sono altro che il backup di tutto quello che abbiamo impostato in Outlook compreso i messaggi che, al momento di copiare il file, sono presenti nelle varie cartelle del programma.
Per fare un backup, basta salvare in un disco esterno o su una pendrive questi file ogni tanto e siamo preservati da eventuali problemi se si verificasse un blocco o un errore del programma di posta, anche se abbiamo altri mezzi per ripristinare la nostra posta.
Si dice che è meglio prevenire che curare, quindi se ogni tanto salviamo questi file non facciamo male.
La cosa migliore è quella di farsi un backup automatico del file outlook.pst, ma per questa modalità dobbiamo trovare un software semplice da usare e che esegue questa copia in automatico con cadenza giornaliera o settimanale.
Dall'esperienza fatto con Outlook, ecco di seguito un po' di consigli pratici che consentono di non avere timori nell'utilizzo di questo mailer di posta professionale, predisponendo delle azioni che ci preservano da sorprese.
Esportazione ed importazione semplice dei messaggi di posta, ovviamente, quando si tratta di email importanti.
Esportazione.
Se si ha bisogno di esportare i messaggi di posta elettronica, lo si può fare con la normale procedura di salva con nome, ma si fa molto più semplicemente con un copia ed incolla.
Se, per esempio, abbiamo un messaggio in cartella in arrivo che vogliamo conservare in una cartella apposita che abbiamo nella cartella documenti, faremo come segue:
1. Ci posizioniamo sul messaggio e premiamo control più C, per copiare il messaggio negli appunti di Windows.
2. Premiamo Windows più M, per andare al desktop.
3. Entriamo nella cartella documenti e poi nella cartella dove desideriamo archiviare il messaggio.
4. Premiamo control più V, per incollare.
5. Il messaggio viene salvato con estensione MSG.
6. in futuro, se dall'archivio selezioniamo uno di questi messaggi archiviati, e premiamo invio, si apre Microsoft Outlook e leggiamo il messaggio di posta come quando siamo nel mailer di posta.
Importazione.
Avendo i messaggi salvati nel modo descritto sopra, possiamo importarli in qualsiasi momento all'interno di una qualsiasi cartella di Microsoft Outlook, facendo la procedura inversa. In pratica, si seleziona il file MSG e si copia con control più C. Si apre Microsoft Outlook, si entra nella cartella dove importare il messaggio e si preme control più V.

19. Spostamento di cartelle e messaggi in un altro computer

Quando si vuole spostare la struttura di file e cartelle da un computer ad un altro, basta copiare il file outlook.pst da un computer e sostituirlo nell'altro.
Nota bene:
1. Il file outlook.pst serve anche per salvare un backup della posta in quel momento. Basta copiare detto file da qualche parte, per esempio, su un disco esterno o su una pendrive. Non copiare il file pst sul computer stesso, perché, se si formatta, non si può recuperare.
2. Nella versione di Microsoft Outlook che si sta usando, se è stato impostato per ogni account un file PST, bisogna copiare tutti i vari file PST che troviamo nel percorso che è indicato di seguito.
Il file o i file outlook.pst per le varie versioni di questo mailer di posta li troviamo nei seguenti percorsi:
1. Microsoft Outlook 2003: ``"C:\Documents and Settings\utente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook\"``
2. Microsoft Outlook 2007: ``"C:\Users\utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\"``
3. Microsoft Outlook 2010: ``"C:\Users\utente\Documents\File di Outlook\"`` Versioni successive:" "C:\Users\Utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\".
Nota bene: in questi percorsi, per utente si intende il nome della cartella dell'utente. Per esempio, sul mio computer ho come nome utente Nunziante.
Avere una copia del file o dei file PST di Microsoft Outlook, significa avere un backup della posta e della struttura delle cartelle del mailer, compresa quella dei contatti della rubrica. In seguito ad una formattazione della macchina o ad un danneggiamento di Office tale da essere installato di nuovo, si può sostituire il file o i file PST e si ripristina la struttura della posta elettronica così come l'avevamo prima.
Oltre a servire come backup, il file o i file PST servono quando usiamo la posta su due computer diversi, per esempio, a casa ed in ufficio. Basta portarsi su una pennetta USB il file outlook.pst di casa e sostituirlo sul computer che si usa in ufficio . Quando si va via dall'ufficio, si aggiorna il file sulla pendrive, prelevando quello aggiornato dalla macchina dell'ufficio e, quando si va sull'altro computer a casa, si sostituisce quello vecchio con quello aggiornato che si ha sulla pendrive.
Ogni volta che si esegue questa operazione, sul computer che si utilizza, troviamo pari pari la stessa situazione della posta lasciata sul computer usato fino a poco prima.

20. Ripristino di un file outlook.pst danneggiato

Se si apre la posta e non ci sono più i messaggi vecchi che avevamo al momento che abbiamo chiuso il mailer di posta Microsoft Outlook, si può ripristinare il file PST ad una data precedente, una sorta di ripristino dello stato di tale file, con la stessa modalità che si utilizza per ripristinare il sistema operativo.
Però, siccome ci rendiamo conto di avere il file PST danneggiato nel momento che apriamo il mailer di posta, significa pure che abbiamo scaricato la posta che in quel momento era disponibile sui server dei vari account che sono configurati.
Per non perdere tale posta che un ripristino eliminerebbe senza darci più la possibilità di scaricarla o di recuperarla, faremo una operazione preliminare prima di eseguire il ripristino.
Una volta che ci siamo resi conto che non ci sono più i messaggi di posta nelle varie cartelle, segno che il file pst è danneggiato, portiamoci nelle varie cartelle che abbiamo in Microsoft Outlook, e per ognuna di esse, selezioniamo tutti i messaggi e si copiano negli appunti con control più C.
Si riduce ad icona con Windows più M, si apre la cartella documenti, si crea una cartella con lo stesso nome della cartella di Microsoft Outlook, si entra nella cartella e si incolla con control più V.
Ripetiamo questa operazione per tutte le cartelle di Microsoft Outlook ed abbiamo messo al sicuro la posta scaricata.
Eseguita questa operazione, passiamo a ripristinare il file o i file PST, sperando che tale operazione vada a buon fine, in modo da recuperare tutti i messaggi che apparentemente non ci sono più.
Il ripristino del file PST è possibile solo con le versioni di Microsoft Outlook dalla versione 2007 in poi. Per ripristinare il file PST ad una versione precedente, facciamo come segue:
1. Chiudiamo Microsoft Outlook, ci portiamo nella cartella dove è memorizzato il file o i file PST, secondo la versione utilizzata, selezioniamo il file e premiamo il tasto applicazioni.
2. Dal menu di contesto, scegliamo il comando ripristina versioni precedenti e premiamo invio.
3.Si apre la finestra per consentirci la procedura di ripristino delle versioni precedenti del file PST. Siamo sulla lista dei ripristini possibili che possiamo scorrere con le frecce verticali.
4. Scegliamo un punto di ripristino in base alla data che ci interessa, nome dei file e date vengono lette dallo screen-reader. Nota che abbiamo in elenco i file di ripristino con date a ritroso per il ripristino del file PST.
5. Selezioniamo il file in base alla data che ci interessa, premiamo tab fino al pulsante ripristina e premiamo invio.
6. La procedura ci avvisa che il file sarà ripristinato alla data scelta e che il processo non può essere annullato. Insomma, come i ripristini del sistema operativo. Siamo sul pulsante ripristina e premiamo invio.
7. Viene avviato il processo di ripristino alla data prescelta e in base alla grandezza del file, il sistema impiega del tempo. Alla fine del ripristino, siamo avvisati che il ripristino è stato effettuato, oppure, che il processo di ripristino non è andato a buon fine e che possiamo scegliere un'altra data.
8. siamo sul pulsante OK e premiamo invio.
9. Ritornati nella finestra con la quale abbiamo avviato il ripristino, premiamo tab fino al pulsante OK e premiamo invio per chiudere la finestra.
10. siamo ritornati nella cartella dove abbiamo selezionato il file PST e con alt più F4 la chiudiamo.
Se tutto è andato in porto, aprendo Microsoft Outlook, troviamo tutti i messaggi di posta precedenti alla data prescelta.
Facendo l'importazione dei messaggi dalle cartelle dove li abbiamo salvati, troveremo tutta la posta completamente recuperata.
Per importare i file dalle cartelle create in documenti, con la procedura spiegata sopra, basta selezionare tutti i messaggi di ogni cartella, copiarli negli appunti di Windows con control più C, aprire Microsoft Outlook, aprire la cartella nella quale dobbiamo copiare i messaggi, premiamo control più V e aggiungiamo i messaggi a quelli recuperati. Ripetiamo per tutte le cartelle e, se abbiamo fatto tutto come spiegato, abbiamo recuperato tutta la posta.
Il danneggiamento del file o dei file pst, non è una cosa che avviene sovente, anzi, è difficile che si possa verificare. Però, siccome certi malfunzionamenti possono avvenire, come dicevamo sopra, prevenire è sempre meglio che curare, quindi, meglio che facciamo tesoro di quanto sin qui spiegato.

21. Riduzione della dimensione di un file di dati *.pst

Questo file che contiene al suo interno quasi tutto di quello che nel programma sono le cartelle, gli account, gli archivi, le regole di posta, eccetera, è posizionato nei percorsi di Windows elencati in precedenza.
Personalmente ho lasciato il nome di default a tale file, ma se qualcuno ne ha cambiato il nome, nella cartella C:\Users\Nome utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ troverà il file con estensione pst e con il nome che gli ha dato. Ovviamente nei percorsi indicati, al posto di "nome utente" ognuno troverà il nome del suo utente.
Quando si lavora con questo programma, se il computer è poco performante o se non capita mai che la CPU è ferma o poco impegnata, il file PST non si comprime mai e cominciano i problemi di rallentamento della gestione della posta. Quando ciò avviene, senza necessariamente pensare che il computer si è fatto vecchio, o di pensare di cambiare programma di posta, basta andare a controllare la grandezza del file PST di Microsoft Outlook e, se risultasse molto grande, diciamo più di un giga, è necessario comprimerlo manualmente per ripristinare un funzionamento decente di questo browser.
Come si legge dal sito Microsoft, questo file non viene compresso automaticamente ogni volta che si chiude e si apre il programma, come avveniva con Outlook Express o con Windows Mail, ma il file viene compresso solo quando abbiamo il programma di posta aperto ed il computer rimane pressoché fermo, quindi, nelle fasi di non lavoro.
Siccome il mio computer è difficile che rimane inoperoso, ecco che mi si è verificato il problema.
Ecco cosa scrivono sul sito Microsoft:
"Se si eliminano elementi da un file di dati di Outlook (con estensione pst), il file viene compattato automaticamente in background quando non si utilizza il computer e Outlook è in esecuzione. E' inoltre possibile avviare subito manualmente il comando di compattazione. La compattazione di un file di dati di Outlook (con estensione pst) potrebbe richiedere alcuni minuti."
Siccome è difficile che il computer rimane inoperoso, ecco come comprimere il file archivio PST di Microsoft Outlook, in modo che ognuno lo può fare quando nota problemi di rallentamento o di blocco del browser Microsoft:
1. Eliminare tutti gli elementi che non si desidera conservare da tutte le cartelle.
2. Svuotare la cartella Posta Eliminata.
3. Premere alt più F, per aprire la barra dei menu. Siamo sul menu file.
4. Premiamo freccia giù fino a Informazioni. Con freccia destra tre volte ci portiamo su Impostazioni account, sottomenu, e premiamo due volte invio.
5. Nella multischeda delle impostazioni account che si apre, siamo sulla scheda posta. Premiamo freccia destra e siamo su file di dati.
6. Nella scheda File di dati, premiamo tab fino al campo che contiene i file PST. Per fare prima, premere due volte shift più tab.
7. Con le frecce selezioniamo il file di dati PST che vogliamo comprimere. Nel mio Outlook si chiama outlook.pst, ma si deve scegliere il file con il nome che gli avete dato. Se ne avete più di uno, bisogna fare la procedura per ognuno dei file presenti in questa cartella.
8. Premiamo tab fino a trovare il pulsante Impostazioni e premiamo invio.
9. Con tab cerchiamo il campo che contiene il pulsante Compatta e premiamo invio.
Nota bene: Il computer impiega del tempo per comprimere il file. Tale tempo dipende dalla grandezza del file, dalla memoria RAM installata e dalla velocità della CPU. Possiamo avere la sensazione che il computer si è bloccato, ma abbiate pazienza e lasciatelo lavorare, senza essere impazienti e cercare di sapere cosa sta facendo. Se avete un occhio in prestito, fate guardare, ma vi assicuro che nemmeno con gli occhi si vede quello che sta facendo il computer, quindi, dovete solo aspettare.
Dopo aver compresso un file di dati di Microsoft Outlook con estensione pst, non sarebbe necessario uscire dal programma di posta e si può continuare a lavorare, ma vi consiglio di chiudere il programma, riavviare il computer e riaprire il programma di posta.
La pulizia delle cartelle di posta e la compressione di questo file PST servono per avere una gestione della posta senza problemi, quindi, si consiglia di tenere sotto osservazione non il file direttamente, ma bisogna notare se si verificano rallentamenti o blocchi momentanei del programma di posta.
Se, per esempio, aprite un messaggio di posta, e lo screen-reader tarda ad avviare la sintesi, o se mentre sta parlando comincia a balbettare o addirittura si blocca per riprendersi dopo qualche manciata di secondi, è arrivato il momento di fare una pulizia in tutte le cartelle e poi la compressione del file PST, come spiegato sopra.
A volte basta essere solo attenti a quello che avviene e, con questi semplici accorgimenti, tenere il computer perfettamente in forma.

22. Combinazioni di tasti in Microsoft Outlook

Avendo trovato nella guida di Outlook queste combinazioni di tasti per utilizzare questo programma con comandi rapidi da tastiera, ve li propongo in modo che, chi utilizza Microsoft Outlook, ne può memorizzare quelli che gli interessano, accelerando l'utilizzo di certe funzioni del browser di posta di casa Microsoft.
Ecco di seguito la lista di tutte le combinazioni di tasti:
Per fare, Premere.
Passare alla Posta elettronica. Control più 1.
Passare al Calendario. Control più 2.
Passare ai Contatti. Control più 3.
Passare alle Attività. Control più 4.
Passare alle Note. Control più 5.
Passare all'Elenco cartelle nel riquadro di spostamento. Control più 6.
Passare ai Collegamenti. Control più 7.
Passare al messaggio successivo (con il messaggio aperto). Control più PUNTO.
Tornare al messaggio precedente (con il messaggio aperto). Control più VIRGOLA.
Spostarsi tra il riquadro di spostamento, la finestra principale di Outlook, il riquadro di lettura e la barra Da fare. Control più Shift più Tab, oppure Shift più Tab.
Spostarsi tra la finestra di Outlook, i riquadri più piccoli nel riquadro di spostamento, il riquadro di lettura e le sezioni nella barra Da fare. Tab.
Spostarsi tra la finestra di Outlook, i riquadri più piccoli nel riquadro di spostamento, il riquadro di lettura e le sezioni nella barra Da fare e visualizzare i tasti di scelta nella barra multifunzione di Outlook. F6.
Spostare le righe delle intestazioni di messaggio nel riquadro di spostamento, oppure in un messaggio aperto. Control più Tab.
Spostarsi all'interno del riquadro di spostamento. Tasti di direzione.
Passare a un'Altra cartella. Control più Y.
Passare alla casella Cerca. F3, oppure Control più E.
Tornare la messaggio precedente nel riquadro di lettura. Alt più FRECCIA SU, oppure Control più VIRGOLA, oppure Alt più Pagina Su.
Spostarsi in basso in una pagina nel riquadro di lettura. BARRA SPAZIATRICE.
Spostarsi in Alto in una pagina nel riquadro di lettura. Shift più BARRA SPAZIATRICE.
Comprimere, oppure espandere un gruppo nell'elenco di messaggi di posta elettronica. FRECCIA SINISTRA, oppure FRECCIA DESTRA, rispettivamente.
Tornare alla visualizzazione precedente nella finestra principale di Outlook. Alt più B, oppure Alt più FRECCIA SINISTRA.
Passare alla visualizzazione successiva nella finestra principale di Outlook. Alt più FRECCIA DESTRA.
Selezionare la barra informazioni e, se disponibile, visualizzare il menu di comandi. Control più Shift più W.
Ricerca.
Per fare, Premere.
Trovare un messaggio, oppure un Altro elemento. Control più A.
Cancellare i risultati della ricerca. ESC.
Espandere la ricerca per includere Tutti gli elementi di posta, Tutti gli elementi dei calendari, oppure Tutti gli elementi dei contatti, a seconda del modulo in cui ci si trova. Control più Alt più A.
Utilizzare la Ricerca avanzata. Control più Shift più T.
Creare una nuova cartella ricerche. Control più Shift più P.
Cercare testo all'interno di un elemento aperto. F4.
Trovare e sostituire testo, simboli, oppure alcuni comandi di formattazione nel riquadro di lettura. Control più H.
Espandere la ricerca per includere elementi della cartella corrente. Control più Alt più K.
Espandere la ricerca per includere sottocartelle. Control più Alt più Z.
Contrassegni.
Per fare, Premere.
Aprire la finestra di dialogo Contrassegna per il completamento per assegnare un contrassegno. Control più Shift più G.
Categorie a colori.
Per fare, Premere.
Eliminare la categoria selezionata dall'elenco nella finestra di dialogo Categorie a colori. Alt più D.
Creazione di un elemento, oppure di un file.
Per fare, Premere.
Creare un appuntamento. Control più Shift più A.
Creare un contatto. Control più Shift più C.
Creazione di una lista di distribuzione. Control più Shift più L.
Creare un fax. Control più Shift più X.
Creare una cartella. Control più Shift più E.
Creare una voce di diario. Control più Shift più J.
Creare una convocazione di riunione. Control più Shift più Q.
Creare un messaggio. Control più Shift più M.
Creare una nota. Control più Shift più N.
Creare un nuovo documento di Office. Control più Shift più H.
Inserire un elemento nella cartella corrente. Control più Shift più S.
Inserire una risposta nella cartella corrente. Control più T.
Creare una cartella ricerche. Control più Shift più P.
Creare un'attività. Control più Shift più K.
Creare una richiesta di attività. Control più Shift più U.
Procedure in tutti gli elementi.
Per fare, Premere.
Salvare (ad eccezione che in Attività). Control più S, oppure Shift più F12.
Salvare e chiudere (ad eccezione che in Posta). Alt più S.
Salvare con nome (solo in Posta). F12.
Annullare. Control più Z, oppure Alt più BackSpace.
Eliminare un elemento. Control più E.
Stampare. Control più Shift più F12.
Copiare un elemento. Control più Shift più Y.
Spostare un elemento. Control più Shift più V.
Controllare i nomi. Control più K.
Eseguire il Controllo ortografico. F7.
Contrassegnare per il completamento. Control più Shift più G.
Inoltrare. Control più F.
Inviare, Inserire, oppure invitare. Alt più S.
Attivare la modifica in un campo, con l'eccezione della visualizzazione per icone e di Posta. F2.
Allineare il testo a sinistra. Control più L.
Centrare il testo. Control più A.
Allineare il testo a destra. Control più R.
Posta elettronica.
Per fare, Premere.
Passare alla cartella Posta in arrivo. Control più Shift più I.
Passare alla cartella Posta in uscita. Control più Shift più O.
Scegliere l'account da utilizzare per inviare un messaggio. Control più Tab (con la casella A attiva) e quindi premere Tab per spostarsi sul pulsante Account.
Controllare i nomi. Control più K.
Inviare. Alt più S.
Rispondere a un messaggio. Control più R.
Rispondere a tutti i contatti inclusi in un messaggio. Control più Shift più R.
Rispondere con una richiesta di riunione. Control più Alt più R.
Inoltrare un messaggio. Control più F.
Contrassegnare un messaggio come attendibile. Control più Alt più J.
Visualizzare il contenuto esterno bloccato di un messaggio. Control più Shift più I.
Inserire un elemento in una cartella. Control più Shift più S.
Applicare lo stile Normale. Control più Shift più W.
Controllare l'arrivo di nuovi messaggi. Control più M, oppure F9.
Passare al messaggio precedente. Freccia SU.
Passare al messaggio successivo. Freccia GIÙ.
Creare un messaggio (da Posta). Control più N.
Creare un messaggio (da una qualsiasi visualizzazione di Outlook). Control più Shift più M.
Aprire un messaggio ricevuto. Control più O.
Eliminare e ignorare una conversazione. Control più Shift più D.
Aprire la Rubrica. Control più Shift più B.
Aggiungere un contrassegno rapido a un messaggio non aperto. Insert.
Visualizzare la finestra di dialogo Contrassegna per il completamento. Control più Shift più G.
Contrassegnare un messaggio come già letto. Control più Q.
Contrassegnare un messaggio come da leggere. Control più U.
Aprire il suggerimento messaggio nel messaggio selezionato. Control più Shift più W.
Trovare, oppure sostituire. F4.
Trovare l'elemento successivo. Shift più F4.
Inviare. Control più INVIO.
Stampare. Control più Shift più F12.
Inoltrare. Control più F.
Inoltrare come allegato. Control più Alt più F.
Visualizzare le proprietà per l'elemento selezionato. Alt più INVIO.
Creare un MMS. Control più Shift più U.
Creare un messaggio di testo. Control più Shift più T.
Contrassegnare per il download. Control più Alt più M.
Cancellare il contrassegno per il download. Control più Alt più U.
Visualizzare lo stato di invio/ricezione. Control più B (quando invio/ricezione è in corso).
Calendario.
Per fare, Premere.
Creare un nuovo appuntamento (da Calendario). Control più N.
Creare un nuovo appuntamento (da una qualsiasi visualizzazione di Outlook). Control più Shift più A.
Creare una nuova convocazione di riunione. Control più Shift più Q.
Inoltrare un appuntamento, oppure una riunione. Control più F.
Rispondere a una richiesta di convocazione con un messaggio. Control più R.
Rispondere con un messaggio a tutti i contatti inclusi in una richiesta di convocazione. Control più Shift più R.
Visualizzare 10 giorni nel calendario. Alt più 0.
Visualizzare 1 giorno nel calendario. Alt più 1.
Visualizzare 2 giorni nel calendario. Alt più 2.
Visualizzare 3 giorni nel calendario. Alt più 3.
Visualizzare 4 giorni nel calendario. Alt più 4.
Visualizzare 5 giorni nel calendario. Alt più 5.
Visualizzare 6 giorni nel calendario. Alt più 6.
Visualizzare 7 giorni nel calendario. Alt più 7.
Visualizzare 8 giorni nel calendario. Alt più 8.
Visualizzare 9 giorni nel calendario. Alt più 9.
Passare a una data. Control più G.
Passare alla visualizzazione Mese. Alt più SEGNO UGUALE (=), oppure Control più Alt più 4.
Passare al giorno successivo. Control più FRECCIA DESTRA.
Passare alla settimana successiva. Alt più FRECCIA GIÙ.
Passare al mese successivo. Alt più Pagina giù Passare al giorno precedente. Control più FRECCIA SINISTRA.
Passare alla settimana precedente . Alt più FRECCIA SU.
Passare al mese precedente. Alt più Pagina Su.
Passare all'inizio della settimana
Alt più HOME.
Passare alla fine della settimana
Alt più FINE.
Passare alla visualizzazione Settimana completa. Alt più SEGNO MENO (-), oppure Control più Alt più 3.
Passare alla visualizzazione Settimana lavorativa. Control più Alt più 2.
Andare all'appuntamento precedente. Control più VIRGOLA, oppure Control più Shift più VIRGOLA.
Andare all'appuntamento successivo. Control più PUNTO, oppure Control più Shift più PUNTO.
Impostare la ricorrenza per una riunione, oppure un appuntamento aperto. Control più G.
Vedere anche la visualizzazione per giorno/settimana/mese del calendario e Selezione data in Visualizzazioni. Contatti.
Per fare, Premere.
Eseguire una nuova chiamata. Control più Shift più D.
Trovare un contatto, oppure un Altro elemento (Cerca). F3, oppure Control più E.
Immettere un nome nella casella Cerca nelle rubriche. F11.
Nella visualizzazione Tabella, oppure elenco di Contatti, passare al primo contatto che inizia con una determinata lettera. Shift più lettera.
Selezionare tutti i contatti. Control più A.
Creare un messaggio con il contatto selezionato come oggetto. Control più F.
Creare una voce di diario per il contatto selezionato. Control più J.
Creare un nuovo contatto (da Contatti). Control più N.
Creare un nuovo contatto (da una qualsiasi visualizzazione di Outlook). Control più Shift più C.
Aprire un modulo per i contatti per il contatto selezionato. Control più O.
Creare una lista di distribuzione. Control più Shift più L.
Stampare. Control più Shift più F12.
Aggiornare un elenco di membri di liste di distribuzione. F5.
Passare a un'Altra cartella. Control più Y.
Aprire la Rubrica. Control più Shift più B.
Utilizzare la Ricerca avanzata. Control più Shift più T.
Con un contatto aperto, aprire il contatto successivo nell'elenco. Control più Shift più PUNTO.
Cercare un contatto. F11.
Chiudere un contatto. ESC.
Inviare un fax al contatto selezionato. Control più Shift più X.
Aprire la finestra di dialogo Indirizzo. Alt più D.
Nel modulo di un contatto, in Internet, visualizzare l'indirizzo Posta elettronica 1. Alt più Shift più 1.
Nel modulo di un contatto, in Internet, visualizzare l'indirizzo Posta elettronica 2. Alt più Shift più 2.
Nel modulo di un contatto, in Internet, visualizzare l'indirizzo Posta elettronica 3. Alt più Shift più 3.
Nella finestra di dialogo dei biglietti da visita elettronici Per fare, Premere.
Aprire l'elenco Aggiungi. Alt più A.
Selezionare un testo nella casella Etichetta quando viene selezionato il campo con una etichetta assegnata Alt più B.
Aprire la finestra di dialogo Aggiungi immagine biglietto da visita. Alt più C.
Posizionare il cursore all'inizio della casella Modifica. Alt più E.
Selezionare la casella Campi. Alt più F.
Selezionare l'elenco a discesa Allineamento immagine. Alt più G.
Selezionare la tavolozza di colori per lo sfondo. Alt più K, quindi INVIO.
Selezionare l'elenco a discesa Layout. Alt più L.
Rimuovere un campo selezionato dalla casella Campi. Alt più R.
Attività.
Per fare, Premere.
Visualizzare, oppure nascondere la barra Da fare Alt più F2.
Accettare una richiesta di attività. Alt più C.
Rifiutare una richiesta di attività. Alt più D.
Trovare un'attività, oppure un Altro elemento. Control più A.
Aprire la finestra di dialogo Vai alla cartella. Control più Y.
Creare una nuova attività (da Attività)
Control più N.
Creare una nuova attività (da una qualsiasi visualizzazione di Outlook). Control più Shift più K.
Aprire un elemento selezionato. Control più O.
Stampare un elemento selezionato. Control più Shift più F12.
Selezionare tutti gli elementi. Control più A.
Eliminare l'elemento selezionato. Control più E.
Inviare un'attività come allegato. Control più F.
Creare una richiesta di attività. Control più Shift più Alt più U.
Spostarsi tra il riquadro di spostamento, l'elenco Attività e la barra Da fare. Tab, oppure Shift più Tab.
Aprire un elemento selezionato come voce di diario. Control più J.
Annullare l'ultima azione. Control più Z.
Contrassegnare un elemento come completato. Insert.
Formattazione del testo.
Per fare, Premere.
Visualizzare il menu Formato. Alt più O.
Visualizzare la finestra di dialogo Carattere. Control più Shift più P.
Modificare la combinazione di caratteri Maiuscoli e minuscoli di testo selezionato. Shift più F3.
Formattare lettere in minuscolo. Control più Shift più K.
Formattare lettere in grassetto. Control più G.
Aggiungere un elenco puntato. Control più Shift più L.
Formattare lettere in corsivo. Control più I.
Aumentare il rientro del testo. Control più K.
Diminuire il rientro del testo. Control più Shift più T.
Applicare l'allineamento a sinistra. Control più L.
Centrare il testo. Control più A.
Applicare l'effetto sottolineato. Control più U.
Aumentare la dimensione del carattere. Control più ], oppure Control più Shift più >.
Diminuire la dimensione del carattere. Control più [, oppure Control più Shift più <.
Tagliare. Control più X, oppure Shift più CANC.
Copiare. Control più C, oppure Control più Insert.
Nota Control più Insert non è disponibile nel riquadro di lettura.
Incollare. Control più V, oppure Shift più Insert.
Cancellare la formattazione. Control più Shift più Z, oppure Control più BARRA SPAZIATRICE.
Eliminare la parola successiva. Control più Shift più H.
Estendere un paragrafo in modo che rientri nei margini. Control più Shift più J.
Applicare gli stili. Control più Shift più S.
Creare un rientro sporgente. Control più K.
Inserire un collegamento ipertestuale. Control più K.
Allineare un paragrafo a sinistra. Control più L.
Allineare un paragrafo a destra. Control più R.
Ridurre un rientro sporgente. Control più Shift più T.
Rimuovere la formattazione di un paragrafo. Control più Q.
Aggiunta di informazioni Web agli elementi.
Per fare, Premere.
Modificare un URL nel testo di un elemento. Tenere premuto Control e far clic col pulsante del mouse.
Inserire un collegamento ipertestuale. Control più K.
Stampa.
Per fare, Premere.
Aprire la scheda Stampa nella visualizzazione Backstage. Premere Alt più F e quindi premere P.
Per stampare un elemento in una finestra aperta. Alt più F, premere P e quindi premere F e infine 1.
Aprire la finestra di dialogo Imposta pagina da Anteprima di stampa. Alt più S, oppure Alt più U.
Per selezionare una stampante da Anteprima di stampa. Alt più F, premere P e quindi I.
Per utilizzare il comando Definisci stili di stampa. Alt più F, premere P e quindi L.
Per aprire Opzioni di stampa. Alt più F, premere P e quindi R.
Invio/ricezione.
Per fare, Premere.
Consente di avviare l'invio e la ricezione per tutti i gruppi di invio/ricezione definiti selezionando Includi gruppo in invio/ricezione (F9). Sono inclusi intestazioni, elementi interi, cartelle specificate, elementi dalle dimensioni inferiori ai valori impostati, oppure qualsiasi combinazione definita in precedenza. F9.
Avviare l'invio e la ricezione per la cartella corrente in modo da recuperare gli elementi interi, inclusi intestazione, elemento e tutti gli allegati. Shift più F9.
Avviare un'operazione di invio/ricezione. Control più M.
Definire gruppi di invio/ricezione. Control più Alt più S.
Visual Basic Editor.
Per fare, Premere.
Aprire Visual Basic Editor
Alt più F11.
Macro.
Per fare, Premere.
Riprodurre una macro. Alt più F8.
Moduli.
Per fare, Premere.
Creare un modulo di InfoPath. Fare clic su una cartella di InfoPath, quindi premere Control più N.
Scegliere un modulo di Microsoft InfoPath. Control più Shift più Alt più T.
Torna all'inizio.
Visualizzazioni
Visualizzazione Tabella.
Utilizzo generale.
Per fare, Premere.
Aprire un elemento. INVIO.
Selezionare tutti gli elementi. Control più A.
Passare all'elemento posizionato nella parte inferiore dello schermo. Pagina giù.
Passare all'elemento posizionato nella parte superiore dello schermo. Pagina Su.
Aggiungere, oppure rimuovere la selezione di un elemento in un gruppo di elementi selezionati. Shift più FRECCIA SU, oppure Shift più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.
Selezionare l'elemento successivo, oppure precedente senza estendere la selezione. Control più FRECCIA SU, oppure Control più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.
Selezionare, oppure deselezionare l'elemento attivo. Control più BARRA SPAZIATRICE.
Con un gruppo selezionato.
Per fare, Premere.
Espandere un singolo gruppo selezionato. Freccia DESTRA.
Comprimere un singolo gruppo selezionato. Freccia SINISTRA.
Selezionare il gruppo precedente. Freccia SU.
Selezionare il gruppo successivo. Freccia GIÙ.
Selezionare il primo gruppo. HOME.
Selezionare l'ultimo gruppo. FINE.
Selezionare il primo elemento visualizzato di un gruppo espanso oppure il primo elemento a destra non visualizzato nello schermo. Freccia DESTRA.
Visualizzazione Giorno/Settimana/Mese calendario.
Tutte e tre.
Per fare, Premere.
Visualizzare da 1 a 9 giorni. Alt più tasto corrispondente al numero di giorni.
Visualizzare 10 giorni. Alt più 0 (zero).
Passare alla visualizzazione per settimana. Alt più SEGNO MENO (-).
Passare alla visualizzazione per mese. Alt più SEGNO UGUALE (=).
Spostarsi tra Calendario, Blocco note attività ed Elenco cartelle. Control più Tab, oppure F6.
Selezionare l'appuntamento precedente. Shift più Tab.
Passare al giorno precedente. Freccia SINISTRA.
Passare al giorno successivo. Freccia DESTRA.
Passare allo stesso giorno della settimana successiva. Alt più FRECCIA GIÙ.
Passare allo stesso giorno della settimana precedente. Alt più FRECCIA SU.
Visualizzazione Giorno.
Per fare, Premere.
Selezionare l'ora di inizio della giornata lavorativa. HOME.
Selezionare l'ora di fine della giornata lavorativa. FINE.
Selezionare l'intervallo di tempo precedente. FRECCIA SU.
Selezionare l'intervallo di tempo successivo. FRECCIA GIÙ.
Selezionare l'intervallo di tempo visualizzato nella parte superiore dello schermo. Pagina Su.
Selezionare l'intervallo di tempo visualizzato nella parte inferiore dello schermo. Pagina giù.
Aumentare, oppure ridurre il tempo selezionato. Shift più FRECCIA SU, oppure Shift più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.
Spostare un appuntamento. Con il cursore nell'appuntamento, Alt più FRECCIA SU, oppure Alt più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.
Modificare l'ora di inizio, oppure di fine di un appuntamento. Con il cursore nell'appuntamento, Alt più Shift più FRECCIA SU, oppure Alt più Shift più FRECCIA GIÙ, rispettivamente.
Spostare l'elemento selezionato allo stesso giorno della settimana successiva. Alt più FRECCIA GIÙ.
Spostare l'elemento selezionato allo stesso giorno della settimana precedente. Alt più FRECCIA SU.
Visualizzazione Settimana.
Per fare, Premere.
Passare all'inizio delle ore lavorative per il giorno selezionato. HOME.
Passare alla fine delle ore lavorative per il giorno selezionato. FINE.
Salire di una pagina nel giorno selezionato. Pagina Su.
Scendere di una pagina nel giorno selezionato. Pagina giù.
Modificare la durata dell'intervallo di tempo selezionato. Shift più FRECCIA SINISTRA, FRECCIA DESTRA, FRECCIA SU, oppure FRECCIA GIÙ; oppure Shift più HOME, oppure Shift più FINE.
Visualizzazione Mese.
Per fare, Premere.
Passare al primo giorno della settimana. HOME.
Passare allo stesso giorno della settimana nella pagina precedente. Pagina Su.
Passare allo stesso giorno della settimana nella pagina successiva. Pagina giù.
Selezione data.
Per fare, Premere.
Passare al primo giorno della settimana corrente. Alt più HOME.
Passare all'ultimo giorno della settimana corrente. Alt più FINE.
Passare allo stesso giorno della settimana precedente. Alt più FRECCIA SU.
Passare allo stesso giorno della settimana successiva. Alt più FRECCIA GIÙ.
Visualizzazione Biglietti da visita, oppure visualizzazione Schede indirizzi.
Utilizzo generale.
Per fare, Premere.
Selezionare una scheda specifica dell'elenco. Una, oppure più lettere del nome sotto il quale è archiviata la scheda, oppure del campo di ordinamento.
Selezionare la scheda precedente. Freccia SU.
Selezionare la scheda successiva. Freccia GIÙ.
Selezionare la prima scheda dell'elenco. HOME.
Selezionare l'ultima scheda dell'elenco. FINE.
Selezionare la prima scheda della pagina corrente. Pagina Su.
Selezionare la prima scheda della pagina successiva. Pagina giù.
Selezionare la scheda più vicina della colonna successiva. FRECCIA DESTRA.
Selezionare la scheda più vicina della colonna precedente. FRECCIA SINISTRA.
Selezionare, oppure deselezionare la scheda attiva. Control più BARRA SPAZIATRICE.
Estendere la selezione alla scheda precedente e deselezionare le schede successive al punto di selezione iniziale. Shift più FRECCIA SU.
Estendere la selezione alla scheda successiva e deselezionare le schede precedenti il punto di selezione iniziale. Shift più FRECCIA GIÙ.
Estendere la selezione alla scheda precedente indipendentemente dal punto di selezione iniziale. Control più Shift più FRECCIA SU.
Estendere la selezione alla scheda successiva indipendentemente dal punto di selezione iniziale. Control più Shift più FRECCIA GIÙ.
Estendere la selezione alla prima scheda dell'elenco. Shift più HOME.
Estendere la selezione all'ultima scheda dell'elenco. Shift più FINE.
Estendere la selezione alla prima scheda della pagina precedente. Shift più Pagina Su.
Estendere la selezione all'ultima scheda dell'ultima pagina. Shift più Pagina giù.
Spostamento tra i campi di una scheda aperta.
Per utilizzare i tasti seguenti, verificare di aver selezionato un campo di una scheda.
Per selezionare un campo, dopo aver selezionato la scheda fare clic sul campo desiderato.
Per fare, Premere.
Spostarsi al campo e al comando successivo. Tab.
Spostarsi al campo e al comando precedente. Shift più Tab.
Chiudere la scheda attiva. INVIO.
Spostamento tra i caratteri di un campo.
Per utilizzare i tasti seguenti, verificare di aver selezionato un campo di una scheda. Per selezionare un campo, dopo aver selezionato la scheda, fare clic sul campo desiderato.
Per fare, Premere.
Aggiungere una riga in un campo multilinea. INVIO.
Spostarsi all'inizio di una riga. HOME.
Spostarsi alla fine di una riga. FINE.
Spostarsi all'inizio di un campo multilinea. Pagina Su.
Spostarsi alla fine di un campo multilinea. Pagina giù.
Spostarsi alla riga precedente di un campo multilinea. Freccia SU.
Spostarsi alla riga successiva di un campo multilinea. Freccia GIÙ.
Spostarsi al carattere precedente in un campo. Freccia SINISTRA.
Spostarsi al carattere successivo in un campo. Freccia DESTRA.
Visualizzazione Cronologia (Attività, oppure Diario).
Se è selezionato un elemento.
Per fare, Premere.
Selezionare l'elemento precedente. Freccia SINISTRA.
Selezionare l'elemento successivo. Freccia DESTRA.
Selezionare diversi elementi consecutivi. Shift più FRECCIA SINISTRA, oppure Shift più FRECCIA DESTRA.
Selezionare diversi elementi non consecutivi. Control più FRECCIA SINISTRA più BARRA SPAZIATRICE, oppure Control più FRECCIA DESTRA più BARRA SPAZIATRICE.
Aprire gli elementi selezionati. INVIO.
Selezionare il primo elemento di un gruppo oppure il primo elemento della cronologia se gli elementi non sono raggruppati. HOME.
Selezionare l'ultimo elemento di un gruppo oppure l'ultimo elemento della cronologia se gli elementi non sono raggruppati. FINE.
Visualizzare, senza selezionarlo, il primo elemento di un gruppo oppure il primo elemento della cronologia se gli elementi non sono raggruppati. Control più HOME.
Visualizzare, senza selezionarlo, l'ultimo elemento di un gruppo oppure l'ultimo elemento della cronologia se gli elementi non sono raggruppati. Control più FINE.
Se è selezionato un gruppo.
Per fare, Premere.
Espandere il gruppo. INVIO, oppure FRECCIA DESTRA.
Comprimere il gruppo. INVIO, oppure FRECCIA SINISTRA.
Selezionare il gruppo precedente. FRECCIA SU.
Selezionare il gruppo successivo. FRECCIA GIÙ.
Selezionare il primo gruppo della cronologia. HOME.
Selezionare l'ultimo gruppo della cronologia. FINE.
Selezionare il primo elemento visualizzato di un gruppo espanso oppure il primo elemento a destra non visualizzato nello schermo. FRECCIA DESTRA.
Se è selezionata un'unità di tempo nella scala cronologica per giorni.
Per fare, Premere.
Spostarsi indietro in incrementi di tempo equivalenti a quelli visualizzati nella scala cronologica. FRECCIA SINISTRA.
Spostarsi in avanti in incrementi di tempo equivalenti a quelli visualizzati nella scala cronologica. FRECCIA DESTRA.
Spostarsi tra la visualizzazione attiva, la barra Da fare, cartella di ricerca e Cartelle diario. Tab e Shift più Tab.
Nota bene: molti di questi comandi probabilmente non li userete mai perché magari non usate nemmeno le funzionalità del programma. Vi consiglio di farvene una lettura, in modo che se individuate qualche comando che vi può agevolare in qualche funzionalità che usate spesso, lo memorizzate e lo userete all'occorrenza.

Per contattare Nunziante Esposito:
www.bdciechi.it/contact.php?iden=nunziante&lang=it

Consigli pratici per Microsoft Outlook